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Comment soumettre une facture

Préparer une facture en utilisant un bon de commande fait gagner du temps à une ressource externe, car la facture sera préremplie avec l’information sur les tarifs et les documents déjà contenue dans le BC.

Cette méthode ne permet pas de modifier l’information financière de la facture. Si les données de la facture à créer ne correspondent pas à celles du BC, vous pouvez demander au GP de modifier le BC (via l’onglet Notes), ou vous pouvez créer une facture ‘'libre’' sans utiliser le PO.

Note : l'onglet Finances n'est pas disponible pour les ressources internes.

Comment facturer grâce au bon de commande

1. Cliquez sur l'onglet Finances, puis sur Bons de commande non facturés dans le portail Fournisseur FlowFit.

2. Sélectionnez le bon de commande et cliquez sur le bouton vert Créer une facture :
   

   

3. Entrez votre numéro de facture et les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge).

4. Ajoutez votre propre document de facturation, comme une facture personnelle en PDF, en piece jointe,

5. Ajoutez un commentaire pour le GP, le cas échéant.

6. Vérifiez les renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.

7. Une notification sera envoyée par courriel lorsque la facture est soumise.
   

Comment créer une facture ‘'libre’' (sans bon de commande)

1. Cliquez sur l'onglet Finances, puis sur Tâches à facturer.

2. Sélectionnez les tâches et cliquez sur le bouton vert Créer une facture. Au besoin, utilisez les filtres pour trouver les tâches à facturer.

   Si la tâche n’est pas dans la liste, cochez les cases Inclure les tâches en cours et Inclure les tâches facturées dans les filtres. Cliquez sur Appliquer.

3. Entrez votre numéro de facture et les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge).

   

4. Utilisez la colonne Quantité pour modifier un nombre selon l’unité affichée. Au besoin, modifiez l’unité (à l’aide de la liste déroulante) et le prix unitaire en cliquant dans la case correspondante.

   Changez les taxes applicables au besoin ou laissez le champ vide (cliquez sur Sélectionner, en gris, pour vider le champ) si vous ne facturez pas de taxes.

   Le total se calculera automatiquement.

5. Ajoutez votre propre document de facturation, comme une facture personnelle en PDF, en piece jointe,

6. Ajoutez un commentaire pour le GP, le cas échéant.

7. Vérifiez les renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Une notification sera envoyée par courriel lorsque la facture est soumise.

Comment importer une ou plusieurs factures à partir d'un modèle XLSX ?

Un fournisseur externe ou un gestionnaire de projet peut exporter un modèle de facture au format Excel et le réimporter une fois rempli, afin d’importer automatiquement de l’information financiere de fournisseurs dans FlowFit.

Veuillez d'abord consulter le chapitre précédent "Comment créer manuellement une nouvelle facture à partir d'une tâche complète" pour mieux comprendre quelles informations sont requises et comment les entrer correctement dans le modèle de facture, ainsi que comment elles seront affichées dans le système une fois importées.

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1. Cliquez sur le bouton ''Importation Excel'' situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Factures de la vue Finances.

2. Cliquez sur l'option ''Télécharger le modèle''.

3. Assurez-vous que les champs suivants sont correctement remplis (les champs obligatoires sont précédés d'un astérisque rouge *) sans laisser de lignes vides entre les informations saisies :
   

   *Numéro de facture (100 caractères max.) :
   Créez le numéro ou le nom de facture de votre choix. Les numéros de facture ne sont pas uniques, plusieurs factures peuvent être téléchargées avec exactement le même numéro.
   

   *Devise (50 caractères maximum) :
   Elle doit correspondre aux codes de devise préconfigurés dans FlowFit-TMS, comme ''CAD'', par exemple (vérifiez avec votre PM si vous n'êtes pas sûr).
   

   Numéro de tâche (50 caractères max.) :
   Entrez uniquement les numéros de tâches FlowFit existants (par exemple ''12345'', sans caractères supplémentaires), le cas échéant.
   

   *Description (4 000 caractères max.) : Entrez toute information sur les éléments facturables de votre choix dans la même cellule (pour ajouter des lignes supplémentaires dans la même cellule, utilisez Alt + Enter).
   

   *Numéro de projet (50 caractères max.) :
   Entrez uniquement les numéros de projet FlowFit existants (par exemple ''CLIENT-20-1234'', sans caractères supplémentaires).
   

   Quantité : Entrez les nombres en utilisant des points pour les décimales, mais pas de virgule ni d'espace.
   

   Unité (50 caractères max.) : Elle doit correspondre aux codes d'unité préconfigurés dans FlowFit-TMS, tels que ''HOUR'', ''WORD'' ou ''WEIGHT'', par exemple (vérifiez avec votre PM si vous n'êtes pas sûr).
   

   *Prix unitaire : Entrez les nombres en utilisant des points pour les décimales, mais pas de virgule ni d'espace.
   

   *Total :Saisissez le total NET de chaque article par ligne (ou utilisez la formule Excel Quantité x Prix unitaire : =F2*H2 dans la cellule I2), en chiffres, en utilisant des points pour les décimales, mais pas de virgule ni d'espace.

   Le total BRUT (y compris les taxes applicables ajoutées dans le profil du prestataire) sera automatiquement calculé par le système une fois que la facture Excel aura été téléchargée dans FlowFit.

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Une fois que le modèle XLSX est rempli :

1. Cliquez sur le bouton ''Importation Excel'' situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Factures de la vue Finances.

2. Cliquez sur l'option ''Sélectionner un fichier'' pour téléverser votre fichier Excel.

3. Cliquez sur le bouton ''Soumettre'' pour compléter le processus d'importation.

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How to send an invoice

Preparing an invoice right from a PO saves time to the external resource as the invoice will be filled in with all the documents and financial information previously stated in the PO.

Using this method does not allow modifying financial information from the invoice. If the invoice you want to create does not match the PO information, you can either ask your PM (through the Notes tab) to modify the PO, or you can create a ‘'free’' invoice without using the PO.

Note: the Finances tab is not available to Internal resources.

How to invoice using a Purchase Order

1. Click on the Financestab, then Unbilled Purchase Orders in the FlowFit Provider portal.

2. Select the PO and click on the green Create Invoice button:

3. Fill in the Invoice number and mandatory fields (marked with a red asterisk).

4. Add your own invoice document, such as a personal PDF invoice, as an attachment.

5. Add a comment to the PM, if applicable.

6. Review the information and click on Save.

7. An email notification will be sent once your invoice is submitted.
   

How to create a ‘'free’' invoice (without PO)

1. Click on the Finances tab, and then click on Unbilled Tasks.

2. Select tasks and click on Create Invoice. If necessary, use the filters to find the tasks to be invoiced. If the task is not in the list, select the Include tasks in progress and Include billed tasks check boxes in the filters. Click on Apply.

3. Fill in the Invoice number and mandatory fields (with a red asterisk).
   

   

4. Use the Quantity column to change a number based on the displayed unit. If necessary, change the unit (using the drop-down list) and the unit price by clicking in the corresponding box.

   Change the applicable taxes as needed or leave the field blank (click on Select a tax, in grey, to clear the field) if you are not charging taxes.

   The total will be automatically calculated.

5. Add your own invoice document, such as a PDF invoice, as an attachment.

6. Add a comment, if applicable.

7. Review the information and click on Save.

8. An email notification will be sent once your invoice is submitted.

How to import one or several invoices from an XLSX template

An external provider or a project manager can export an XLSX invoice template and reimport it once filled in, in order to import providers' financial data in batch, in FlowFit.

Please first have a look at the ‘How to manually create a new invoice from a Complete task’’ preceding chapter, to better understand which information is required and how to correctly input it in the invoice template, as well as how it will be displayed in the system once imported.

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1. Click on the ’’Excel Import’’ button located on the top-right corner of the Invoices tab of the Finances view.

2. Click on the ‘’Download template’’ option

3. Ensure the following fields are correctly filled in (mandatory fields are preceded with a red asterisk *) without leaving empty lines between the information entered:

 

*Invoice Number (100 characters max.):
Create any invoice number or name of your own preference. Invoice numbers are not unique, so several invoices can be uploaded with the exact same number.

*Currency (50 characters max.):
This must correspond to currency codes preconfigured in FlowFit-TMS, such as ‘’CAD’’, for example (check with your PM if unsure).

Task Number (50 characters max.):
Enter only existing FlowFit task numbers (for example ‘’12345’’, without extra characters), if applicable.

*Description (4 000 characters max.): Enter any billable item information of your preference in the same cell (to add extra lines in the same cell, use Alt + Enter).

*Project Number (50 characters max.):
Enter only existing FlowFit project numbers (for example ‘’CLIENT-20-1234’’, without extra characters).

Quantity: Enter numbers using points for decimals, but no coma nor spaces.

Unit (50 characters max.): This must correspond to unit codes preconfigured in FlowFit-TMS, such as ‘’HOUR’’, ‘’WORD’’ or ‘’WEIGHT’’, for example (check with your PM if unsure).

*Unit Price: Enter numbers using points for decimals, but no coma nor spaces.

*Total: Enter each item NET total per line (or use the Quantity x Unit Price Excel formula: =F2*H2 in cell I2), in numbers using points for decimals, but no coma nor spaces.

The GROSS Total (including applicable Taxes added in the provider profile), will be automatically calculated by the system once the Excel invoice is uploaded in FlowFit.

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Once the XLSX template is filled in:

1. Click on the ’’Excel Import’’ button located on the top-right corner of the Invoices tab of the Finances view.

2. Click on the ‘’Select file’’ option to upload your Excel file

3. Click on the ‘’Submit’’ button to complete the import process.