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Comment choisir une date d’échéance conforme aux ententes de service

Date d’échéance appropriée dans une nouvelle demande

Pour vous assurer que la date d’échéance d’une demande est raisonnable compte tenu du volume de documents soumis ou qu’elle respecte les ententes de niveau de service, suivez ces étapes lors de la soumission d’une nouvelle demande :

1. Cliquez sur Nouvelle Demande (ou copiez une demande existante) pour créer une nouvelle demande.

2. Téléversez vos documents sources dans la section Documents Sources du formulaire de nouvelle demande.

   

3. Repérez le champ Volume de la demande pour examiner ou ajuster le volume total des documents (p. ex., nombre de mots ou de pages). Le calcul automatique d’une échéance préapprouvée sera base sur ce champ.

   • Dans certains cas, ce champ est modifiable pour vous permettre un ajustement manuel du volume.

4. Trouvez le champ Date conforme aux ententes de service et copiez la date d’échéance préapprouvée suggérée dans le champ Date d’échéance demandée.

5. Une fois le formulaire entièrement rempli, cliquez sur Soumettre la demande.

Gestion des dates d’échéance non réalistes

Si la date de livraison saisie dans le champ Date d’échéance demandée est trop courte par rapport au volume de documents, une fenêtre de confirmation s’affichera :

• Cliquez sur Oui pour remplacer automatiquement la date non conforme (en rouge) par la date d’échéance préapprouvée conforme aux ententes de service (en vert) et soumettre la demande.

• Cliquez sur Retour au formulaire pour ajuster manuellement la date non conforme et/ou mettre à jour d’autres champs (tels que Urgence ou Priorité, si applicable) avant de soumettre la demande.

• Cliquez sur Non pour conserver la date non conforme (en rouge) et soumettre la demande.

Date d’échéance appropriée dans une demande existante

Pour vérifier si la date d’échéance d’une demande existante est réalisable en fonction du volume de documents soumis ou qu’elle respecte les ententes de service, suivez ces étapes :

1. Dans la vue Projets de FlowFit-TMS, repérez la demande que vous souhaitez modifier et double-cliquez pour l’ouvrir.

2. Cliquez sur l’onglet Détails de la Demande.

3. Dans le coin supérieur droit, vérifier que le chiffre du volume de la demande est approprié en fonction du nombre total de documents et de leur compte de pages, de mots, ou de mots pondérés. Modifiez-le au besoin et cliquez sur Sauvegarder.

4. Descendez et trouvez la sectione champ Dates et échéances.

5. Cliquez sur l’icone du champ Date d’entente de service pour appliquer manuellement une entente de service, ou pour actualiser le calcul automatique de date suggérée (après avoir mis a jour le champ Volume de la demande, par ex.).

   

Comprendre les couleurs des dates d’échéance

• Vert : La date d’échéance est conforme aux ententes de niveau de service.

• Noir : Aucune entente de niveau de service n’est spécifiée pour la demande.

• Rouge : La date d’échéance n’est pas conforme aux ententes de niveau de service.

  • Si la date d'échéance actuelle est en rouge, il est recommandé de répliquer la date d'échéance conforme suggérée en vert au-dessous, pour mettre à jour la date d’échéance actuelle.

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How to choose a SLA-compliant deadline

Submitting a new request with a suitable deadline

To ensure a request deadline is reasonable based on the volume of submitted documents or complies with the Service-Level Agreement (SLA), follow these steps while submitting a new request:

1. Click on New Request (or copy an existing request) to create a new request.

2. Upload your source documents in the Source Documents sectionof the new request form.

   

3. Locate the Request volume field to review or adjust the total document volume (e.g. word count or page count). The automatic preapproved deadline calculation will be based on this value.

   • In some cases, this field is editable, allowing you to manually adjust the volume.

4. Locate the SLA-Compliant Date field and copy the suggested preapproved deadline into the Requested Deadline field.

5. Once the form is fully completed, click Submit Request.

Handling Non-Compliant Deadlines

If the delivery date entered in the Requested Deadline field is too short based on the document volume, a confirmation pop-up will appear:

• Click Yes to automatically replace the non-compliant deadline (red) with the preapproved SLA-compliant deadline (green) and submit the request.

• Click Back to the Form to manually adjust the non-compliant deadline and/or update other fields (such as Urgency or Priority, if applicable) before submitting the request.

• Click No to proceed with the non-compliant deadline (red) and submit the request.

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Ensuring the Deadline is Suitable in an Existing Request

To check if an existing request’s deadline is reasonable based on the submitted document volume or complies with the SLA, follow these steps:

1. In FlowFit-TMS Projects view, locate the request you want to modify and double-click to open it.

2. Click on the Request Information tab.

3. On the top-right corner, ensure that the Request volume number is accurate according to the total number of documents and their word, weighted word, or page count. Update it if needed, and click on Save.

   

4. Scroll down to locate the Dates and Deadlines section.

5. Click on the SLA date handshake icon to manually apply a SLA agreement, or to refresh the SLA-date calculation (after a Request volume update, for ex.).

   

Understanding Deadline Colours

• Green: The deadline is SLA-compliant.

• Black: No SLA is specified for the request.

• Red: The deadline is not SLA-compliant.

  • If the current deadline is in red, it’s recommended to replicate the green SLA-compliant date suggested under, to update the current deadline.