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⚙ > Fournisseurs > Profil fournisseur

Les profils de fournisseur jouent un rôle crucial dans la gestion des droits de visibilité et l'amélioration de l'expérience globale au sein de FlowFit-TMS (pour les fournisseurs internes) et du portail des fournisseurs FlowFit (pour les fournisseurs externes).

Astuce Pro

Nous recommandons d'abord de configurer un profil de fournisseur général (et relativement "permissif") pour les fournisseurs internes (le profil par défaut). Testez ses permissions et la visibilité de l'information sur la page d'information des tâches. Ensuite, si nécessaire, vous pouvez créer des profils supplémentaires avec plus de restrictions, en particulier pour les fournisseurs externes.

Comment créer un nouveau profil et permissions fournisseur

Pour créer un nouveau profil de fournisseur :

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour naviguer vers ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur.

2. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau profil.

Comment appliquer un profil de fournisseur à un fournisseur

Les profils de fournisseur doivent être liés aux fournisseurs sous ⚙ > Administration > Gestion des utilisateurs > Onglet portail des fournisseurs. Un fournisseur sans profil sera automatiquement lié au profil par défaut.

Comment modifier la visibilité des tâches des fournisseurs et les permissions

Pour modifier ce qu'un fournisseur interne ou externe peut voir et faire lors de l'accès à ses tâches dans FlowFit-TMS ou le portail des fournisseurs :

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour naviguer vers ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Commencez par cocher/décocher les options de l'onglet 1 - Section 1 INFORMATIONS GÉNÉRALES.
   

Onglet 1 - Section 1 INFORMATIONS GÉNÉRALES

⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur > Onglet 1 - Section 1 INFORMATIONS GÉNÉRALES

Pour permettre aux fournisseurs internes ou externes de voir des informations spécifiques ou d'avoir des permissions spéciales dans leurs tâches (par exemple, voir le nom du gestionnaire de projet ou du client, voir le flux de travail du projet et les assignations de tâches, pouvoir télécharger le document final livré, etc.), cochez les cases correspondantes.

Remarque : Comme dans le formulaire de création de demande, les noms de champ affichés sur cette capture d'écran peuvent être personnalisés sous ⚙ > Général > Étiquettes dynamiques.

1. Description : Le nom descriptif de votre profil de fournisseur (par ex. « Permission des ressources internes »).

2. Profil par défaut : Fait de ce profil et de ses permissions celui appliqué par défaut aux nouvelles ressources (sauf spécification contraire dans les permissions des utilisateurs).

3. Titre du projet : Affiche la valeur de ce champ obligatoire dans la tâche (recommandé).

4. Type de projet : Affiche la valeur de ce champ optionnel dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

5. Type de travail : Affiche la valeur de ce champ obligatoire dans la tâche (recommandé).

6. Devis client demandé : Affiche la valeur de ce champ optionnel dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

7. Détails du projet : Affiche la valeur de ce champ obligatoire dans la tâche.

8. Classification : Affiche la valeur de ce champ optionnel dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

9. Numéro de projet précédent : Affiche la valeur de ce champ optionnel dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

10. Mots correspondants : Affiche le nombre de mots du document.

11. Flux de travail du projet et assignations de tâches : Affiche les tâches de flux de travail précédentes et suivantes pour le document assigné, le nom des assignations de tâches, l'accès à tous les documents de tâche (non recommandé pour les freelances).

12. Informations sur le client : Affiche cette valeur de champ optionnelle (si des informations sont remplies dans le profil du client).

13. Attentes du client : Affiche cette valeur de champ optionnelle (si des informations sont remplies dans le profil du client).

14. Envoyer des notes aux clients : Permet aux fournisseurs de communiquer directement avec les demandeurs en leur permettant de choisir la visibilité « client » ainsi que la visibilité « interne » lors de l'utilisation de notes (non recommandé pour les freelances).
    - Activé par défaut : Suggère aux fournisseurs de communiquer directement avec les demandeurs en sélectionnant la visibilité « client » par défaut au lieu de la visibilité « interne » lors de l'utilisation de notes (non recommandé pour les freelances).

15. Produit : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

16. Domaine de produit : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

17. Informations sur le demandeur : Affiche le nom et l'adresse e-mail du demandeur (non recommandé pour les freelances).

18. Informations sur le candidat : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

19. Public cible : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

20. Code de charge : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

21. Priorité du projet : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

22. Date d'échéance du projet : Affiche cette valeur de champ obligatoire dans la tâche.

23. Gestionnaire de projet 1 : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

24. Gestionnaire de projet 2 : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

25. Carte d'achat : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

26. Traduire les notes du présentateur (PowerPoint) : Affiche cette valeur de champ optionnelle dans la tâche (si le champ est activé dans le modèle de projet).

27. Télécharger le document final : Permet au fournisseur de télécharger le document final du flux de travail après d'éventuelles modifications.

28. Envoyer un e-mail de tâche terminée : Envoie la notification par e-mail automatisée « Tâche terminée ».

29. Afficher le temps estimé : Affiche le temps estimé de la tâche.

Comment modifier la visibilité financière des fournisseurs et les permissions

Pour modifier ce qu'un fournisseur externe peut voir et faire lorsqu'il s'agit d'accéder aux informations financières dans le portail des fournisseurs :

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour naviguer vers ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur.

2. Cliquez sur Modifier.

3. Descendez jusqu'à l'onglet 1, section 2 FONCTIONNALITÉS FINANCIÈRES DU PORTAIL DES FOURNISSEURS.
   

Onglet 1 - Section 2 FONCTIONNALITÉS FINANCIÈRES DU PORTAIL DES FOURNISSEURS

⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur > Onglet 1 - Section 2 FONCTIONNALITÉS FINANCIÈRES DU PORTAIL DES FOURNISSEURS

Pour permettre aux fournisseurs externes (ne s'applique pas aux ressources internes) d'accéder à des informations financières spécifiques (par ex. bons de commande) ou d'avoir des permissions spéciales (par ex. pour créer des factures), cochez les cases correspondantes.

1. Accès à la vue Finances : Affiche la vue Finances du portail des fournisseurs FlowFit.

2. Accès à la section Bons de commande : Affiche l'onglet Bons de commande du portail des fournisseurs FlowFit (permet également la recherche/exportation de ces données).

3. Accès à la section Bons de commande non facturés : Affiche l'onglet Bons de commande non facturés du portail des fournisseurs FlowFit (permet également la recherche/exportation de ces données et la création de factures).

4. Accès à la section Tâches non facturées : Affiche l'onglet Tâches non facturées du portail des fournisseurs FlowFit (permet également la recherche/exportation de ces données et la création de factures).

5. Afficher la liste des clients (dans les filtres des tâches non facturées) : Affiche une liste déroulante de clients (non recommandé).
   

   

6. Facturation par projet unique : Force les fournisseurs à créer des factures avec des tâches liées au même projet uniquement, au lieu de facturer des tâches non liées dans la même facture.
   
   

Comment personnaliser les colonnes et filtres dans le portail fournisseur

Pour modifier les colonnes et filtres qu’un fournisseur interne ou externe peut voir dans le portail des fournisseurs :

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour naviguer vers ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur.

2. Cliquez sur Modifier

3. Cliquez sur l'Onglet 2 - COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES

Onglet 2 - COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES

⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur > Onglet 2 -COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES

Dans l'onglet COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES, il est possible de choisir les informations qui seront affichées aux fournisseurs dans les onglets Tâches et Historique du portail des fournisseurs. Faites glisser les champs pertinents du côté gauche dans les sections Colonnes et Filtres.

Il est également possible de choisir les filtres qui seront disponibles dans les vues Tâches et Historique du portail des fournisseurs.

Remarque : Comme dans le formulaire de création de demande, les noms de champ affichés sur cette capture d'écran peuvent être personnalisés sous ⚙ > Général > Étiquettes dynamiques.

Comment créer des listes de tâches par défaut pour le portail fournisseur

1. Allez dans l'onglet ⚙ > Fournisseurs > Profils fournisseurs > COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES.

2. Faites glisser un nom de champ depuis la liste des champs sur le côté gauche et déposez-le dans le tableau des colonnes sur le côté droit.

3. Faites glisser les en-têtes de colonne vers la droite ou la gauche pour réorganiser les colonnes.

4. Cliquez sur la croix à droite d'un en-tête de colonne pour supprimer une colonne.

5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Comment créer des filtres de tâches par défaut pour le portail Fournisseurs

1. Allez dans l'onglet ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur > COLONNES DE LA LISTE DES TÂCHES.

2. Cliquez sur l'onglet Filtres.

3. Faites glisser un nom de champ depuis la liste des champs sur le côté gauche et déposez-le dans la liste des filtres sur le côté droit.

4. Faites glisser les champs vers le haut ou vers le bas pour les réorganiser.

5. Cliquez sur la croix à droite du champ pour le modifier.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Comment ajouter des onglets personnalisés dans le portail fournisseur

Pour ajouter des onglets personnalisés dans le portail des fournisseurs :

1. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour naviguer vers ⚙ > Fournisseurs > Profil du fournisseur.

2. Cliquez sur Modifier

3. Cliquez sur l'Onglet 3 - Onglet LIENS

Onglet 3 -

LIENS

⚙ > Fournisseurs > Profils fournisseurs > Onglet LIENS

Dans l'onglet LIENS, il est possible d'ajouter d'autres onglets au menu latéral gauche du portail des prestataires.

Par exemple, vous pouvez ajouter un lien vers une autre page web ou un document en ligne, ou vous pouvez créer un onglet où du texte sera affiché, comme des instructions pour vos fournisseurs.

Comment créer un menu dynamique pour le portail des fournisseurs

1. Allez dans ⚙ > Fournisseurs > Profils fournisseurs > onglet LIENS.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Description : Donnez un nom à l'onglet qui sera créé. Cliquez sur le signe plus bleu pour ajouter une traduction FR.

4. Icône : Choisissez l'icône qui s'affichera à gauche du nom de votre onglet.

5. Type : Choisissez l'option URL si vous souhaitez rediriger les utilisateurs vers une autre page web ou un document en ligne, ou l'option Texte pour afficher un message textuel. Si vous choisissez l'option Texte, cliquez sur le signe plus bleu pour ajouter une traduction FR.

6. Cliquez sur Enregistrer.

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⚙ > Providers > Provider Profile

Provider profiles play a crucial role in managing visibility rights and enhancing the overall experience within FlowFit-TMS (for internal providers) and the FlowFit Provider Portal (for external providers).

Pro Tip

We recommend initially setting up one general (and relatively "permissive") provider profile for internal providers (the default profile). Test its permissions and information visibility on the Task Information page. Then, as needed, you can create additional profiles with more restrictions, particularly for external providers.

How to create a New Provider Profile set of permission

To create a new provider profile:

1. Click on the gear icon in the top bar to navigate to ⚙ > Providers > Provider Profile.

2. Click on Add to create a new profile.

How to apply a Provider Profile to a provider

Provider profiles must be linked with providers under ⚙ > Administration > User Management > Provider portal tab. A provider without a profile will be linked automatically to the default profile.

How to modify Providers Tasks visibility and permission

To modify what an internal or external provider can see and do while accessing their tasks in FlowFit-TMS or the Provider portal:

1. Click on the gear icon in the top bar to navigate to ⚙ > Providers > Provider Profile.

2. Click on Edit.

3. Start with checking/unchecking options in Tab 1 - Section 1 GENERAL INFORMATION

Tab 1 - Section 1 GENERAL INFORMATION

⚙ > Providers > Provider Profile > Tab 1 - Section 1 GENERAL INFORMATION

To allow internal or external providers to see specific information or have special permission in their Tasks (for example, to view the project manager’s or client’s name, to view the project workflow and tasks assignees, to be able to download the final delivered document, etc.) check the corresponding boxes.

Note:
Just like in the request creation form, the field names shown on this screen capture can be customized under ⚙ > General > Dynamic labels.

1. Description: Your provider profile descriptive name (for ex. ‘'Internal resources permission’'

2. Default profile: Makes this profile and sets of permission the one applied by default to new resources (unless specified other wise in the User Permissions).

3. Project title: Displays this mandatory field value in the task (recommended)

4. Project type: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

5. Work type: Displays this mandatory field value in the task (recommended)

6. Client quote requested: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

7. Project details: Displays this mandatory field value in the task

8. Classification: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

9. Previous project number: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

10. Words matches: Displays the document word count.

11. Project workflow and tasks assignees: Displays previous and next workflow tasks for the assigned document, name of the task assignees, access to all task documents (not recommended for freelancers)

12. Client information: Displays this optional field value (if information is filled in the Client profile)

13. Client expectations: Displays this optional field value (if information is filled in the Client profile)

14. - Send notes to clients: Allows providers to communicate directly with requesters by letting them choose the ‘'client’' visibility as well as the ‘'internal’' visibility when using notes (not recommended for freelancers)
    - Enabled by default: Suggests providers to communicate directly with requesters by selecting the ‘'client’' visibility for them by default instead of the ‘'internal’' visibility when using notes (not recommended for freelancers)

15. Product: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

16. Product area: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

17. Requester information: Displays the requester name and email address (not recommended for freelancers)

18. Applicant information: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

19. Target audience: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

20. Charge code: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

21. Project priority: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

22. Project deadline: Displays this mandatory field value in the task

23. Project manager 1: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

24. Project manager 2: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

25. Purchasing card: Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

26. Translate speaker notes (PowerPoint): Displays this optional field value in the task (if field is enabled in the project template)

27. Download final document: Allows provider to download the final workflow document after possible modifications

28. Send completed task email: Sends the automated ‘'Task completed’' email notification

29. Display estimated time: Displays the task estimated time

How to modify Providers Finance visibility and permission

To modify what an external provider can see and do when it comes to accessing Financial information in the Provider portal:

1. Click on the gear icon in the top bar to navigate to ⚙ > Providers > Provider Profile.

2. Click on Edit.

3. Go all the way down Tab 1 to Section 2 PROVIDER PORTAL FINANCE FUNCTIONALITIES
   
   

Tab 1 - Section 2 PROVIDER PORTAL FINANCE FUNCTIONALITIES

⚙ > Providers > Provider Profile > Tab 1 - Section 2 PROVIDER PORTAL FINANCE FUNCTIONALITIES

To allow external providers (does not apply to internal resources) to access specific finance information (for ex. purchase orders) or have special permission (for ex. to create invoices) check the corresponding boxes.

1. Access to Finances view: Displays the FlowFit Provider portal Finance View.

2. Access to Purchase order section: Displays the FlowFit Provider portal Purchase orders tab (also allows such data research/export)

3. Access to Unbilled purchase orders section: Displays the FlowFit Provider portal Unbilled purchase orders tab (also allows such data research/export and to create invoices)

4. Access to Unbilled tasks section: Displays the FlowFit Provider portal Unbilled tasks tab (also allows such data research/export and to create invoices)

5. Show clients list (in the Unbilled tasks filters): Displays a drop-down list of clients (not recommended)
   

   

6. Single project per invoice: Forces providers to create invoices with tasks related to the same project only as opposed to invoicing unrelated tasks within the same invoice.

How to customize the Provider portal columns and filters

To modify what columns and filters internal or external providers can see in their Tasks and Task History views in the Provider portal:

1. Click on the gear icon in the top bar to navigate to ⚙ > Providers > Provider Profile.

2. Click on Edit.

3. Click on Tab 2 -TASK LIST COLUMNS
   

Tab 2 -TASK LIST COLUMNS

⚙ > Providers > Provider Profile > Tab 2 -TASK LIST COLUMNS

In the TASK LIST COLUMNS tab, it is possible to pick and choose which information will be displayed to providers in their Provider portal Tasks and History tabs. Drag relevant fields from the left side into the Columns and Filters sections.

It is also possible to choose which filters will be available in the Provider portal Tasks and History views.

Note:
Just like in the request creation form, the field names shown on this screen capture can be customized under ⚙ > General > Dynamic labels.

How to create Provider portal default tasks lists

1. Go to the ⚙ > Providers > Provider Profile > REQUEST LIST COLUMNS tab.

2. Drag a field name from the fields list on the left side and drop it into the column table on the right.

3. Drag and drop column headers to the right or left to reorder columns.

4. Click on the cross on the right of a column header to delete a column.

5. Click on Save.

How to create Provider portal default tasks filters

1. Go to the ⚙ > Providers > Provider Profile > REQUEST LIST COLUMNS tab.

2. Click on the Filters tab.

3. Drag a field name from the fields list on the left side and drop it into the filter list on the right.

4. Drag and drop fields up or down to reorder them.

5. Click on the cross on the right of the field to it.

6. Click on Save.

How to create custom tabs in the Provider portal

To create custom tabs in the Provider portal:

1. Click on the gear icon in the top bar to navigate to ⚙ > Providers > Provider Profile.

2. Click on Edit.

3. Click on Tab 3 - LINKS
   

Tab 3 - LINKS

⚙ > Providers > Provider Profile > Tab 3 - LINKS

In the LINKS tab, it is possible to add more tabs to the original Provider portal left-side menu.

For example, you could add a link to another web page or an online document, or you can create a tab where text will be displayed, such as instructions for your providers.

How to create a Provider portal dynamic menu

1. Go to ⚙ > Providers > Provider Profile > LINKS tab.

2. Click on Add.

3. Description: Give a name to the tab which will be created. Click on the blue plus sign to add an FR translation.

4. Icon: Choose the icon which will be displayed on the left of your tab name.

5. Type: Choose the URL option if you wish to redirect users to another web page or an online document, or the Text option to display a Text Message. If choosing the text option, click on the blue plus sign to add an FR translation.

6. Click on Save.