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⚙ > Coordonnateur virtuel > Entités et événements

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Les entités suivantes (par ex. Projet) peuvent déclencher des actions automatiques (par ex. envoyer un email, appeler un webhook) lorsque des événements spécifiques (par ex. un nouveau projet créé) se produisent :

1. Facture client (lorsque la facture client est créée, mise à jour ou supprimée, que sa date d'échéance est mise à jour, que son statut est mis à jour).

2. Devis client (lorsque le devis client est créé, mis à jour ou supprimé, son statut est mis à jour, sa date de ''validité jusqu'au'' est mise à jour).

3. Projet (lorsqu'un projet est créé, mis à jour ou supprimé, lorsque les documents changent ou que les valeurs des champs sont mises à jour, etc.)

4. Facture fournisseur (lorsque la facture fournisseur est créée, mise à jour ou supprimée, que sa date d'échéance est mise à jour, que son statut est mis à jour).

5. Bon de commande fournisseur (lorsque le bon de commande fournisseur est créé, mis à jour ou supprimé, son statut est mis à jour, sa date d'acceptation avant est mise à jour).

6. Tâche (lorsqu'une tâche est créée, mise à jour ou supprimée, qu'elle est affectée ou désaffectée, que les valeurs des champs sont mises à jour, etc.)

7. Workflow (lorsqu'un workflow est créé, mis à jour ou supprimé, ou que son statut est mis à jour).
   

Comment définir automatiquement la priorité d'un projet en fonction de l'accord de niveau de service (SLA) ?

QUAND : Dans la section Déclencheur (Section 1) :

1. Dans le champ Entité, choisissez Projet.

2. Dans le champ Description, donnez un nom au nouveau coordinateur virtuel (astuce : vous pouvez aussi les numéroter par leur ID unique si vous avez l'intention de créer au moins 5 CV).

3. Dans le champ Événement, choisissez ‘'Date d’entente de niveau de service mise à jour'' ou tout autre événement pertinent.
   

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COMMENT : Dans la section Filtres (Section 2) :

Remplissez au moins un champ d'information sur le projet (par exemple, le type de travail) qui sera la ou les conditions à remplir pour que vos actions automatiques soient appliquées (dans la section 3) :

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QUOI : dans la section Actions (section 3) :

1. Choisissez au moins une action (par ex., ''Définir la priorité du projet'') qui doit être exécutée lorsque le déclencheur choisi dans la section 1 se produit, si votre projet répond aux filtres sélectionnés entrés dans la section 2.

2. Sélectionnez la valeur à appliquer (par ex. ''Priorité 2'').

3. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du projet et du coordinateur virtuel.
   

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Conseil de pro :

Avant de configurer une alerte e-mail spéciale avec un CV, assurez-vous qu'un modèle de courriel n'a pas encore été conçu à cet effet sous : ⚙ > Administration > Modèles de courriels.

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⚙ > Virtual Coordinator > Entities and Events

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The following entities (for ex. Project) can trigger automatic actions (for ex. send an email, call a webhook

) when specific events (for ex. a new project created) occur :

1. Client invoice (when the client invoice is created, updated, or deleted, its due date is updated, its status is updated).

2. Client quote (when the client quote is created, updated, or deleted, its status is updated, its ‘'valid until’' date is updated).

3. Project (when a project is created, updated, or deleted, when documents change or field values are updated, etc.).

4. Provider invoice (when the provider invoice is created, updated, or deleted, its due date is updated, its status is updated).

5. Provider purchase order (when the provider P.O. is created, updated, or deleted, its status is updated, its ‘'accept before’' date is updated).

6. Task (when a task is created, updated, or deleted, assigned or unassigned, or field values are updated, etc.).

7. Workflow (when a workflow is created, updated, or deleted, or its status is updated).

How to automatically define a project priority based on SLA

WHEN: In the Trigger section (Section 1):

1. In the Entity field, choose Project.

2. In the Description field, provide a name for the new virtual coordinator (pro tip: you can also number them by their unique ID if you intend to create at least 5 VC).

3. In the Event field, choose ‘'SLA date updated’' or any other relevant event.

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HOW: In the Filters section (Section 2):

Fill in at least 1 project information field (for ex. the work type) which will be the condition(s) to meet for your automatic actions to be applied (in Section 3):

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WHAT: In the Actions section (Section 3):

1. Chose at least 1 action (for ex., ‘'Set project priority’') which should be performed when the trigger chosen in Section 1 occur, if your project meets the selected filters entered in Section 2.

2. Select which value to apply (for ex. ‘'Priority 2’').

3. Click on Save to complete the project creation virtual coordinator creation.

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Pro tip:

Before configuring a special email alert with a VC, make sure an email template is not yet designed for this purpose under: ⚙ > Administration > Email Templates.