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How to send an invoice

Préparer une facture en utilisant un bon de commande fait gagner du temps à une ressource externe, car la facture sera préremplie avec l’information sur les tarifs et les documents déjà contenue dans le BC.

Cette méthode ne permet pas de modifier l’information financière de la facture. Si les données de la facture à créer ne correspondent pas à celles du BC, vous pouvez demander au GP de modifier le BC (via l’onglet Notes), ou vous pouvez créer une facture ‘'libre’' sans utiliser le PO.

Note : l'onglet Finances n'est pas disponible pour les ressources internes.

Comment facturer grâce au bon de commande

1. Cliquez sur l'onglet Finances, puis sur Bons de commande non facturés dans le portail Fournisseur FlowFit.

2. Sélectionnez le bon de commande et cliquez sur le bouton vert Créer une facture :
   

   

3. Entrez votre numéro de facture et les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge).

4. Ajoutez votre propre document de facturation, comme une facture personnelle en PDF, en piece jointe,

5. Ajoutez un commentaire pour le GP, le cas échéant.

6. Vérifiez les renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.

7. Une notification sera envoyée par courriel lorsque la facture est soumise.
   

Comment créer une facture ‘'libre’' (sans bon de commande)

1. Cliquez sur l'onglet Finances, puis sur Tâches à facturer.

2. Sélectionnez les tâches et cliquez sur le bouton vert Créer une facture. Au besoin, utilisez les filtres pour trouver les tâches à facturer.

   Si la tâche n’est pas dans la liste, cochez les cases Inclure les tâches en cours et Inclure les tâches facturées dans les filtres. Cliquez sur Appliquer.

3. Entrez votre numéro de facture et les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge).

   

4. Utilisez la colonne Quantité pour modifier un nombre selon l’unité affichée. Au besoin, modifiez l’unité (à l’aide de la liste déroulante) et le prix unitaire en cliquant dans la case correspondante.

   Changez les taxes applicables au besoin ou laissez le champ vide (cliquez sur Sélectionner, en gris, pour vider le champ) si vous ne facturez pas de taxes.

   Le total se calculera automatiquement.

5. Ajoutez votre propre document de facturation, comme une facture personnelle en PDF, en piece jointe,

6. Ajoutez un commentaire pour le GP, le cas échéant.

7. Vérifiez les renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Une notification sera envoyée par courriel lorsque la facture est soumise.

--- EN ---

How to send an invoice

Preparing an invoice right from a PO saves time to the external resource as the invoice will be filled in with all the documents and financial information previously stated in the PO.

Using this method does not allow modifying financial information from the invoice. If the invoice you want to create does not match the PO information, you can either ask your PM (through the Notes tab) to modify the PO, or you can create a ‘'free’' invoice without using the PO.

Note: the Finances tab is not available to Internal resources.

How to invoice using a Purchase Order

1. Click on the Finances tab, then Unbilled Purchase Orders in the FlowFit Provider portal.

2. Select the PO and click on the green Create Invoice button:

3. Fill in the Invoice number and mandatory fields (marked with a red asterisk).

4. Add your own invoice document, such as a personal PDF invoice, as an attachment.

5. Add a comment to the PM, if applicable.

6. Review the information and click on Save.

7. An email notification will be sent once your invoice is submitted.
   

How to create a ‘'free’' invoice (without PO)

1. Click on the Finances tab, and then click on Unbilled Tasks.

2. Select tasks and click on Create Invoice. If necessary, use the filters to find the tasks to be invoiced. If the task is not in the list, select the Include tasks in progress and Include billed tasks check boxes in the filters. Click on Apply.

3. Fill in the Invoice number and mandatory fields (with a red asterisk).
   

   

4. Use the Quantity column to change a number based on the displayed unit. If necessary, change the unit (using the drop-down list) and the unit price by clicking in the corresponding box.

   Change the applicable taxes as needed or leave the field blank (click on Select a tax, in grey, to clear the field) if you are not charging taxes.

   The total will be automatically calculated.

5. Add your own invoice document, such as a PDF invoice, as an attachment.

6. Add a comment, if applicable.

7. Review the information and click on Save.

8. An email notification will be sent once your invoice is submitted.