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Gestion des champs personnalisés dans FlowFit-TMS

Si vous avez exploré tous les champs système disponibles dans votre modèle de projet et que vous avez besoin de champs et de valeurs supplémentaires ou spécialisés pour vos gestionnaires de projet (GP), clients ou fournisseurs, envisagez d’ajouter des champs personnalisés.

Astuce Pro :

Dans la mesure du possible, copiez ou modifiez des champs personnalisés existants au lieu de les créer à partir de zéro. Testez ces champs dans le portail client ou dans le formulaire de nouvelle demande FlowFit-TMS pour garantir une configuration et un affichage corrects.

Points clés à considérer avant d’ajouter des champs personnalisés

Pour créer des champs personnalisés efficaces, prenez en compte les éléments suivants :

Type de champ et valeurs associées

Décidez si le champ doit être une case à cocher, une zone de texte, une liste déroulante, etc., et identifiez les valeurs que les utilisateurs pourront sélectionner.

Emplacement du champ (entité)

Déterminez où le champ apparaîtra :

• Formulaire de nouvelle demande de projet (le cas le plus fréquent)

• Onglet Informations sur les tâches des fournisseurs

• Profil de ressources

• Profil client

Visibilité et accessibilité

• Qui utilisera le champ et d’où ?

• Tous les utilisateurs des trois portails devraient-ils le voir ?

• Faut-il modifier les autorisations des utilisateurs ?

Esthétique du champ

• Le nom du champ est-il clair et concis ?

• Les champs devraient-ils être regroupés en sections pour une meilleure organisation ?

Limites d’automatisation et de rapports

Les champs personnalisés ne peuvent pas être utilisés dans le Coordinateur Virtuel ni pour générer des rapports, contrairement à la plupart des champs système du modèle de projet.

Comprendre les niveaux et emplacements des champs personnalisés

FlowFit-TMS prend en charge les champs personnalisés à quatre niveaux principaux, correspondant à différents emplacements dans l'interface :

Champs personnalisés d’entité projet

⚙ > Général > Champs personnalisés > Champs personnalisés d’entité projet

• Trouvés dans le formulaire de nouvelle demande (portail client) ou dans le formulaire de création de nouveau projet du gestionnaire de projet.

• Souvent utilisés pour recueillir des informations spécifiques auprès des demandeurs et les partager avec les GPs ou les fournisseurs.

Champs personnalisés d’entité tâche

⚙ > Général > Champs personnalisés > Champs personnalisés d’entité tâche

• Situés dans les détails des tâches et utilisés pour les affectations des fournisseurs ou des équipes.

Champs personnalisés d’entité ressource

⚙ > Général > Champs personnalisés > Champs personnalisés d’entité ressource

• Apparaissent dans les profils de ressources pour gérer des données spécialisées.

Champs personnalisés d’entité client

⚙ > Général > Champs personnalisés > Champs personnalisés d’entité client

• Présents dans les profils clients pour des données spécifiques adaptées à chaque client.

Création, modification et copie de champs personnalisés d’entité projet

Par défaut, les champs personnalisés d’entité projet apparaissent en bas du formulaire de nouvelle demande. Utilisez les outils suivants pour les organiser :

• Bouton Ajouter un groupe : Organisez les champs en sections.

• Flèches : Réorganisez les champs pour un affichage optimal.
  
  

  Open

  

Bonne pratique :

Commencez avec un seul champ personnalisé :

1. Créer : Utilisez le bouton Ajouter un champ.

2. Tester : Assurez-vous qu’il fonctionne et est convivial.

3. Raffiner : Modifiez ou désactivez si nécessaire.

4. Copier : Utilisez l’icône Copier pour dupliquer et créer rapidement des champs similaires.

Guide de création/modification des champs personnalisés

Section 1 : Paramètres généraux

⚙ > Général > Champs personnalisés > Formulaire de création/modification > Section 1 > Général

1. Désactiver le champ : Cachez temporairement le champ pendant sa configuration.

2. Nom unique : Utilisez des noms descriptifs (par exemple, incluez le type de champ ou un numéro).

3. Sélection de l’entité : Spécifiez où le champ apparaîtra.

4. Copie des valeurs : Activez l’option Copier du client au projet si nécessaire.

5. Description concise : Évitez les phrases longues et les caractères spéciaux.

6. Traduction en français : Ajoutez des traductions via le bouton bleu + pour les utilisateurs de l’interface en français.

7. Enregistrer et éditer : Utilisez le bouton bleu ENREGISTRER pour sauvegarder et revenir pour d’autres modifications.

8. Instructions info-bulle : Fournissez des consignes claires dans la boîte de texte info-bulle.
   
   

Section 2 : Configuration des champs

⚙ > Général > Champs personnalisés > Formulaire de création/modification > Section 2 > Configuration

Choisissez parmi six types de champs personnalisés et configurez-les :

1. Zone de texte longue : Ajoutez un texte par défaut si nécessaire.

2. Zone de texte courte : Ajoutez un texte par défaut, définissez une longueur maximale ou appliquez une expression régulière pour imposer un format spécifique.

3. Case à cocher (booléen) : La valeur par défaut peut être cochée ou non cochée.

4. Liste déroulante :

   • Utilisez Ajouter une option pour définir les valeurs et leurs traductions en français.
     
     

   • Activez l’option Trié pour maintenir un ordre préféré ou Multisélection pour permettre plusieurs choix.

5. Nombre : Spécifiez une valeur par défaut, les valeurs min/max, et autorisez ou non les décimales.

6. Date : Configurez une date par défaut et le format du calendrier.

Section 3 : Paramètres de visibilité

⚙ > Général > Champs personnalisés > Formulaire de création/modification > Section 3 > Visibilité

Configurez les options de visibilité en fonction des rôles des utilisateurs et de l'accès au portail pour garantir que les bonnes personnes voient et utilisent le champ personnalisé.

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Custom Field Management in FlowFit-TMS

If you've explored all the available system fields in your project template and need additional or specialized fields and values for use by your project managers (PMs), clients, or providers, consider adding custom fields.

Pro Tip:

Whenever possible, copy or edit existing custom fields instead of creating them from scratch. Test these fields in the client portal or the FlowFit-TMS new request form to ensure proper configuration and display.

Key Considerations Before Adding Custom Fields

To create effective custom fields, keep the following in mind:

Type of Field and Associated Values

Decide whether the field should be a checkbox, text box, pick list, etc., and determine the values users will choose from.

Field Placement (Entity)

Identify where the field will appear:

• Project new request form (the most common case)

• Provider Task Information tab

• Resource profile

• Client profile
  
  Visibility and Accessibility

• Who will use the field, and from where?

• Should all users from all three portals see it?

• Does this require changes to user permissions?

Field Aesthetics

• Is the field name concise and clear?

• Should fields be grouped into sections for better organization?

Automation and Reporting Limitations

Custom fields cannot be used in the Virtual Coordinator or to generate reports, unlike most system fields from the project template.

Understanding Custom Field Levels and Locations

FlowFit-TMS supports custom fields across four main levels, corresponding to different locations within the interface:

Project Entity Custom Fields

⚙ > General > Custom Fields > Project entity custom fields

• Found in the new request form (Client Portal) or the project manager's new project creation form.

• Often used to collect specific information from requesters and share it with PMs or providers.

Task Entity Custom Fields

⚙ > General > Custom Fields > Task entity custom fields

• Located in task details and used for provider or team assignments.

Resource Entity Custom Fields

⚙ > General > Custom Fields > Resource entity custom fields

• Appear in resource profiles to manage specialized data.

Client Entity Custom Fields

⚙ > General > Custom Fields > Client entity custom fields

• Found in client profiles for tailored client-specific data.

Creating, Editing, and Copying Project Entity Custom Fields

By default, project entity custom fields appear at the bottom of the new request form. Use the following tools for organization:

• Add Group Button: Organize fields into sections.

• Arrows: Reorder fields for optimal display.

Best Practice:

Start with a single custom field:

1. Create: Use the Add Field button.

2. Test: Ensure functionality and user-friendliness.

3. Refine: Edit or deactivate as needed.

4. Copy: Use the Copy Icon to duplicate and create similar fields efficiently.

Custom Field Creation/Editing Guide

Section 1: General Settings

⚙ > General > Custom Fields > Creation/edition form > Section 1 > General

1. Deactivate the Field: Temporarily hide the field while configuring it.

2. Unique Name: Use descriptive names (e.g., include the field type or a number).

3. Entity Selection: Specify where the field will appear.

4. Copy Values: Enable the Copy from Client to Project option if needed.

5. Concise Description: Avoid long sentences and special characters.

6. French Translation: Add translations via the blue + sign for French UI users.

7. Save and Edit: Use the blue SAVE button to save configurations and return for further edits.

8. Tooltip Instructions: Provide user guidance with concise instructions in the tooltip box.
   
   
   
   

Section 2: Field Configuration

⚙ > General > Custom Fields > Creation/edition form > Section 2 > Configuration

Choose one of six custom field types and configure it accordingly:

1. Long Textbox: Add default text if desired.

2. Short Textbox: Add default text, set a max character length, or apply a regular expression for specific formats.

3. Boolean: Default value can be checked or unchecked.

4. Drop-down List:

   • Use Add Option to define values and their French translations.

   • Enable Sorted Option to maintain preferred order or Multiselect Option for multiple choices.

5. Number: Specify default value, min/max values, and whether decimals are allowed.

6. Date: Configure default date and calendar format.

Section 3: Visibility Settings

⚙ > General > Custom Fields > Creation/edition form > Section 3 > Visibility

Configure visibility options based on user roles and portal access to ensure the right people see and use the custom field.