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Table of Contents
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FlowFit-TMS >

...

 

Vue Attribution

 

La vue attribution permet aux gestionnaires de projet de consulter et de gérer à la fois la disponibilité et l’indisponibilité de leurs ressources.

Aperçu

Par défaut, la vue attribution affiche le calendrier des disponibilités et des indisponibilités des ressources.

  • Vue uniquement des indisponibilitĂ©s : Cochez l’option IndisponibilitĂ© uniquement dans le panneau de gauche pour afficher uniquement le calendrier des indisponibilitĂ©s.

  • Une fois qu’un crĂ©neau d’indisponibilitĂ© est ajoutĂ© Ă  un calendrier de ressource (par la ressource elle-mĂŞme ou par le gestionnaire de projet), cela aide les gestionnaires de projet Ă  Ă©viter de leur attribuer des tâches.

Outils de navigation

  • PĂ©riode : Utilisez les onglets Semaine, 2 Semaines et Mois, les flèches ou le calendrier en haut Ă  droite pour sĂ©lectionner la pĂ©riode souhaitĂ©e.

  • Actualiser : Cliquez sur Actualiser (dans la barre d’outils) pour mettre Ă  jour les rĂ©sultats affichĂ©s en temps rĂ©el.

  • Filtres : Utilisez les Filtres (dans la barre d’outils) pour affiner les rĂ©sultats affichĂ©s.

  • Nombre de ressources : Le nombre de ressources affichĂ©es dans le calendrier est indiquĂ© en haut Ă  droite.

Créer des créneaux d’indisponibilité

  • Cliquez sur IndisponibilitĂ© (en haut Ă  droite, dans la barre d’outils) pour crĂ©er un nouveau crĂ©neau d’indisponibilitĂ©. Notez que les ressources peuvent Ă©galement ajouter leurs indisponibilitĂ©s de manière indĂ©pendante.


Gérer la disponibilité des ressources

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Indicateurs visuels

  • Nombre de tâches : Les cercles bleus indiquent le nombre de tâches Ă  livrer un jour donnĂ©.

    • Une case sans chiffre signifie que les tâches sont rĂ©parties sur plusieurs jours. Consultez les jours suivants pour les dĂ©tails des tâches.

  • Pourcentage de disponibilitĂ© quotidienne :

    • Vert : 0-79% occupĂ© (20% ou plus de temps disponible).

    • Jaune : 80-99% occupĂ© (presque complètement rĂ©servĂ©).

    • Rouge : 100% occupĂ© (complètement rĂ©servĂ©).

Actions détaillées

Cliquez sur un rectangle coloré dans le calendrier pour :

  1. Voir les détails des tâches assignées :

    • ÉchĂ©ance, temps estimĂ© et passĂ©, et pourcentage d’achèvement par tâche.

  2. Vérifier le temps libre restant pour la journée (icône sablier).

  3. Réaffecter des tâches à une autre ressource ou ajuster les échéances des tâches (menu hamburger).


Gérer l’indisponibilité des ressources

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Vue des indisponibilités

  • IndisponibilitĂ© uniquement : Cochez l’option IndisponibilitĂ© uniquement dans le panneau de gauche.

  • Filtre par type : Utilisez le menu dĂ©roulant Type pour afficher des types d’indisponibilitĂ© spĂ©cifiques (par ex. : Vacances).

  • Filtres : Appliquez des filtres via la barre d’outils pour une vue plus ciblĂ©e.

Actions sur les indisponibilités

Cliquez sur un rectangle coloré dans le calendrier pour :

  1. Voir les détails de l’indisponibilité :

    • Type, date, commentaires, crĂ©Ă© par, mis Ă  jour par.

  2. Modifier les détails de l’indisponibilité (icône crayon).

  3. Supprimer un créneau d’indisponibilité (icône poubelle).

Personnalisation des types d’indisponibilité

Les administrateurs peuvent personnaliser les types d’indisponibilité sous :

  • Paramètres (âš™) > Attribution > Types d’indisponibilitĂ©


Configuration des jours fériés collectifs

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Gestion des jours fériés

  • Les jours non travaillĂ©s collectifs, comme les jours fĂ©riĂ©s, doivent ĂŞtre ajoutĂ©s par l’administrateur :

    • Paramètres (âš™) > Attribution > Noms des jours fĂ©riĂ©s

    • Paramètres (âš™) > Attribution > Jours fĂ©riĂ©s

Impact sur la disponibilité

  • Les jours fĂ©riĂ©s configurĂ©s (par ex. : Thanksgiving) apparaissent en vert sur le calendrier d’attribution.

  • Ces entrĂ©es garantissent des calculs prĂ©cis de disponibilitĂ© pour tous les utilisateurs (internes et externes, y compris les gestionnaires de projet et administrateurs).

  • Exemple : Lors de Thanksgiving, tous les utilisateurs sont automatiquement marquĂ©s comme indisponibles pour toute la journĂ©e.

--- EN ---

FlowFit-TMS > Assignment view

The Assignment view allows project managers to view and manage both their resources' availability and unavailability.

Overview

By default, the Assignment view landing page displays the resources' availability and unavailability calendar.

  • Unavailability Only View: Check the Unavailability only option

...

  • on the left panel to

...

  • display only the

...

  • unavailability calendar.

  • Once an unavailability time slot is added to a resource calendar (by the resource or project manager), it helps project managers avoid assigning tasks to unavailable resources.

Navigation Tools

  • Time Range: Use the Week, 2 Weeks, and Month tabs, the arrows, or the calendar in the top right corner to select the

...

  • desired time range

...

  • .

  • Refresh: Click

...

  • Refresh (in the toolbar) to update the displayed results

...

  • in real time.

  • Filters: Use

...

  • Filters (in the toolbar) to

...

  • refine the displayed results.

  • Resource Count: The

...

  • number of resources displayed in the calendar is shown in the top right corner.

Creating Unavailability Slots

  • Click

...

  • Unavailability (top right, in the toolbar) to create a new unavailability time slot

...

  • . Note that resources can also add their unavailability

...

  • independently.

...


Managing Resource Availability

...

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...

How to view and manage resources availability

...

Visual Indicators

  • Task Count: Blue circles indicate the number of tasks due

...

  • for delivery on a given day.

    • No figure in a box

...

    • means

...

    • tasks

...

    • are spread over

...

 

...

    • multiple days. Check subsequent days for task details.

  • Daily Availability Percentage:

    • Green:

...

    • 0

...

    • -79% busy (

...

    • 20%

...

    • or more time available

...

    • ).

    • Yellow:

...

    • 80-99% busy (

...

    • nearly fully booked

...

    • ).

    • Red:

...

    • 100% busy (

...

    • fully booked

...

    • ).

...

Detailed Actions

Click on a coloured rectangle slot in the calendar to:

  1. View

...

  1. detailed task information:

    • Deadline, estimated and spent time, and completion percentage per task.

...

  1. Check remaining free time for the day (hourglass icon).

  2. Reassign tasks to another resource or

...

  1. adjust task deadlines (hamburger menu).

...


Managing Resource Unavailability

...

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How to view and manage resources unavailability

Unavailability View

  • Unavailability Only: Check the Unavailability only option

...

  • on the left

...

  • panel.

  • Type Filter: Use the Type drop-down menu to display

...

  • specific

...

  • unavailability

...

  • types (e.g., Vacation).

Use the Filters (in the toolbar) to filter the displayed results.

...

  • Filters: Apply filters via the toolbar for a more focused view.

Unavailability Actions

Click on a coloured rectangle slot in the calendar to:

  1. View

...

  1. detailed unavailability information:

    • Type, date, comments, created by, updated by.

  2. Edit unavailability details

...

  1. (pen

...

  1. icon).

  2. Delete

...

  1. an unavailability slot (trash can

...

  1. icon).

 

...

Customizing Unavailability Types

Admins can customize unavailability types under:

âš™ > Assignment > Unavailability Types

How to configure collective holidays

...


Configuring Collective Holidays

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Holiday Management

  • Collective non-working days, such as bank holidays, must be added by the

...

  • admin

...

  • :

    • âš™ > Assignment > Holiday Names

    • âš™ > Assignment > Holidays

 

If Holidays are configured (ex: Thanksgiving) they will be displayed in green in the Assignment calendar and will ensure an accurate calculation of availability for all resources entered in the system (internal or external users, PMs, Admins, etc.).

...

Impact on Availability

  • Configured holidays (e.g., Thanksgiving) appear in green on the Assignment calendar.

  • These entries ensure accurate availability calculations for all users (internal and external, including PMs and Admins).

  • Example: On Thanksgiving, all users are automatically marked as unavailable for the entire day.

...