La vue attribution permet aux gestionnaires de projet de consulter et de gérer à la fois la disponibilité et l’indisponibilité de leurs ressources.

Aperçu

Par défaut, la vue attribution affiche le calendrier des disponibilités et des indisponibilités des ressources.

• Vue uniquement des indisponibilités : Cochez l’option Indisponibilité uniquement dans le panneau de gauche pour afficher uniquement le calendrier des indisponibilités.

• Une fois qu’un créneau d’indisponibilité est ajouté à un calendrier de ressource (par la ressource elle-même ou par le gestionnaire de projet), cela aide les gestionnaires de projet à éviter de leur attribuer des tâches.

Outils de navigation

• Période : Utilisez les onglets Semaine, 2 Semaines et Mois, les flèches ou le calendrier en haut à droite pour sélectionner la période souhaitée.

• Actualiser : Cliquez sur Actualiser (dans la barre d’outils) pour mettre à jour les résultats affichés en temps réel.

• Filtres : Utilisez les Filtres (dans la barre d’outils) pour affiner les résultats affichés.

• Nombre de ressources : Le nombre de ressources affichées dans le calendrier est indiqué en haut à droite.

Créer des créneaux d’indisponibilité

• Cliquez sur Indisponibilité (en haut à droite, dans la barre d’outils) pour créer un nouveau créneau d’indisponibilité. Notez que les ressources peuvent également ajouter leurs indisponibilités de manière indépendante.

Gérer la disponibilité des ressources

Open

Indicateurs visuels

• Nombre de tâches : Les cercles bleus indiquent le nombre de tâches à livrer un jour donné.

  • Une case sans chiffre signifie que les tâches sont réparties sur plusieurs jours. Consultez les jours suivants pour les détails des tâches.

• Pourcentage de disponibilité quotidienne :

  • Vert : 0-79% occupé (20% ou plus de temps disponible).

  • Jaune : 80-99% occupé (presque complètement réservé).

  • Rouge : 100% occupé (complètement réservé).

Actions détaillées

Cliquez sur un rectangle coloré dans le calendrier pour :

1. Voir les détails des tâches assignées :

   • Échéance, temps estimé et passé, et pourcentage d’achèvement par tâche.

2. Vérifier le temps libre restant pour la journée (icône sablier).

3. Réaffecter des tâches à une autre ressource ou ajuster les échéances des tâches (menu hamburger).

Gérer l’indisponibilité des ressources

Vue des indisponibilités

• Indisponibilité uniquement : Cochez l’option Indisponibilité uniquement dans le panneau de gauche.

• Filtre par type : Utilisez le menu déroulant Type pour afficher des types d’indisponibilité spécifiques (par ex. : Vacances).

• Filtres : Appliquez des filtres via la barre d’outils pour une vue plus ciblée.

Actions sur les indisponibilités

Cliquez sur un rectangle coloré dans le calendrier pour :

1. Voir les détails de l’indisponibilité :

   • Type, date, commentaires, créé par, mis à jour par.

2. Modifier les détails de l’indisponibilité (icône crayon).

3. Supprimer un créneau d’indisponibilité (icône poubelle).

Personnalisation des types d’indisponibilité

Les administrateurs peuvent personnaliser les types d’indisponibilité sous :

• Paramètres (⚙) > Attribution > Types d’indisponibilité

Configuration des jours fériés collectifs

Gestion des jours fériés

• Les jours non travaillés collectifs, comme les jours fériés, doivent être ajoutés par l’administrateur :

  • Paramètres (⚙) > Attribution > Noms des jours fériés

  • Paramètres (⚙) > Attribution > Jours fériés

Impact sur la disponibilité

• Les jours fériés configurés (par ex. : Thanksgiving) apparaissent en vert sur le calendrier d’attribution.

• Ces entrées garantissent des calculs précis de disponibilité pour tous les utilisateurs (internes et externes, y compris les gestionnaires de projet et administrateurs).

• Exemple : Lors de Thanksgiving, tous les utilisateurs sont automatiquement marqués comme indisponibles pour toute la journée.

The Assignment view allows project managers to view and manage both their resources' availability and unavailability.

Overview

By default, the Assignment view landing page displays the resources' availability and unavailability calendar.

• Unavailability Only View: Check the Unavailability only option on the left panel to display only the unavailability calendar.

• Once an unavailability time slot is added to a resource calendar (by the resource or project manager), it helps project managers avoid assigning tasks to unavailable resources.

Navigation Tools

• Time Range: Use the Week, 2 Weeks, and Month tabs, the arrows, or the calendar in the top right corner to select the desired time range.

• Refresh: Click Refresh (in the toolbar) to update the displayed results in real time.

• Filters: Use Filters (in the toolbar) to refine the displayed results.

• Resource Count: The number of resources displayed in the calendar is shown in the top right corner.

Creating Unavailability Slots

• Click Unavailability (top right, in the toolbar) to create a new unavailability time slot. Note that resources can also add their unavailability independently.
  
  

Managing Resource Availability

Visual Indicators

• Task Count: Blue circles indicate the number of tasks due for delivery on a given day.

  • No figure in a box means tasks are spread over multiple days. Check subsequent days for task details.

• Daily Availability Percentage:

  • Green: 0-79% busy (20% or more time available).

  • Yellow: 80-99% busy (nearly fully booked).

  • Red: 100% busy (fully booked).

Detailed Actions

Click on a coloured rectangle slot in the calendar to:

1. View detailed task information:

   • Deadline, estimated and spent time, and completion percentage per task.

2. Check remaining free time for the day (hourglass icon).

3. Reassign tasks to another resource or adjust task deadlines (hamburger menu).

Managing Resource Unavailability

Unavailability View

• Unavailability Only: Check the Unavailability only option on the left panel.

• Type Filter: Use the Type drop-down menu to display specific unavailability types (e.g., Vacation).

• Filters: Apply filters via the toolbar for a more focused view.

Unavailability Actions

Click on a coloured rectangle slot in the calendar to:

1. View detailed unavailability information:

   • Type, date, comments, created by, updated by.

2. Edit unavailability details (pen icon).

3. Delete an unavailability slot (trash can icon).

Customizing Unavailability Types

Admins can customize unavailability types under:

⚙ > Assignment > Unavailability Types

Configuring Collective Holidays

Holiday Management

• Collective non-working days, such as bank holidays, must be added by the admin:

  • ⚙ > Assignment > Holiday Names

  • ⚙ > Assignment > Holidays

Impact on Availability

• Configured holidays (e.g., Thanksgiving) appear in green on the Assignment calendar.

• These entries ensure accurate availability calculations for all users (internal and external, including PMs and Admins).

• Example: On Thanksgiving, all users are automatically marked as unavailable for the entire day.