Comment créer un modèle d’entente de niveau de service

1. Définir les heures ouvrables :
   Commencez par définir les heures de début et de fin de votre journée de travail. Ces heures détermineront la période pendant laquelle les délais des ententes de niveau de service sont calculés et appliqués.

2. Ajouter des plages de mots :
   En bas de la page, cliquez sur l'icône PLUS (+) pour ajouter des plages de mots et assigner des délais.

   Exemple :

   • Définissez une entente de niveau de service de 2 jours pour les documents contenant entre 1 et 1 000 mots.

   • Créez une deuxième entrée avec une entente de niveau de service de 3 jours pour les documents contenant entre 1 001 et 2 000 mots, et ainsi de suite.

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Comment activer le calcul d'échéance conforme dans les modèles de projet

Open

1. Accédez à ⚙ > Administration > Modèles de projet.

2. Trouvez la section ‘'Echéances’'.

3. Calculer l’entente de service :
   Cochez cette case dans la colonne de gauche pour activer le calcul automatique d'échéance préapprouvée (selon l’entente de niveau de service) dans FlowFit-TMS. Pour activer cette fonctionnalité dans le portail client, cochez la case dans la colonne de droite.

4. Volume et unité de la demande :

Sélectionnez "Lecture seule" pour permettre à FlowFit de calculer automatiquement le volume de la demande en fonction des documents source téléversés (nous recommandons d’utiliser "mots brut" comme unité).

Sélectionnez "Obligatoire" pour créer un champ éditable où GPs et demandeurs peuvent entrer manuellement le volume de la demande.

5. Modification autorisée :
   Cochez la case dans la colonne de droite pour permettre aux demandeurs de modifier le compte de mots après la soumission de la demande.

Comment appliquer un modèle d’entente de service à certaines nouvelles demandes

Une fois votre liste d’ententes de niveau de service créée, vous pouvez la configurer pour qu’elle s’applique automatiquement aux nouveaux projets en utilisant un Coordinateur Virtuel de Projet.

Comment appliquer (ou modifier) un modèle d’entente de niveau de service à un projet

Pour assigner ou ajuster manuellement une entente de niveau de service pour un projet existant :

1. Ouvrez le projet souhaité dans FlowFit.

2. Accédez au menu Plus et sélectionnez Paramètres du projet.

3. Dans la fenêtre contextuelle, vous pourrez sélectionner ou mettre à jour l’entente de niveau de service pour le projet.

Comment vérifier si une date d'échéance est conforme à l’entente de service

Pour vérifier si la date d'échéance d’un projet est conforme aux ententes de niveau de service définies, consultez les sections Date d'échéance et Date d'Entente de niveau de service dans l'onglet Informations sur le projet.

Vous pouvez également afficher la colonne Date d'Entente de niveau de service à côté de la colonne Date d'échéance dans votre vue de projet.

Comment calculer manuellement une date d'échéance conforme a l’entente de service

Une fois qu'une liste d'ententes de niveau de service est appliquée à un projet, une icône de calendrier Date d'Entente de niveau de service apparaît dans l'onglet Informations sur le projet. Pour calculer la date d'échéance du projet en fonction de la liste appliquée :

1. Cliquez sur le bouton Date d'Entente de niveau de service. FlowFit évaluera si la date d'échéance du projet est conforme aux normes de l'entente de niveau de service, en tenant compte du nombre total de mots du projet.

2. Si la date d'échéance de l'entente de niveau de service n'est pas respectée, l'icône Date d'échéance de la demande s'affiche en rouge pour indiquer la non-conformité aux exigences de l'entente de niveau de service.

Après avoir recalculé la date d’entente de niveau de service, le Gestionnaire de projet (GP) a la possibilité de :

• Ajuster la date d'échéance du projet pour l'aligner sur la date suggérée par le calcul de l'entente de niveau de service, ou

• Négocier une nouvelle date d'échéance avec le demandeur si des ajustements sont nécessaires.

How to create a SLA template with word ranges

• Define Business Hours:
  Start by setting the start and end times for your business day. These hours will determine the timeframe during which SLA (Service Level Agreement) deadlines are calculated and applied.

• Add Word Ranges:
  At the bottom of the page, click on the PLUS (+) icon to add word ranges and assign deadlines.

  Example:

  • Define a 2-day SLA for documents with a word count between 1 and 1,000.

  • Create a second entry with a 3-day SLA for documents containing between 1,001 and 2,000 words, and so forth.

How to enable SLA-compliant deadline calculation in project templates

1. Navigate to ⚙ > Administration > Project Templates.

2. Find the deadlines section.

3. Compute SLA:
   Tick this box in the left column to activate the automatic calculation of preapproved deadlines (according to the SLA) within FlowFit-TMS. To enable this in the Client Portal, check the box in the right column.

4. Request Volume and Unit:

   • Select "Read-only" to let FlowFit automatically calculate the project volume based on the source documents uploaded (we recommend using "plain words" as the unit).

   • Select "Mandatory" to create an editable field where Project Managers (PMs) or Requesters can manually enter the project volume.

5. Modification Allowed:
   Tick the box in the right column to allow requesters to modify the word count after the request is submitted.

How to apply a SLA template to specific incoming requests

Once your SLA list is created, you can configure it to apply automatically to new projects using a Project Virtual Coordinator.

How to manually apply (or change) a SLA template to a project

To manually assign or adjust an SLA for an existing project:

1. Open the desired project in FlowFit.

2. Navigate to the More menu and select Project Settings.

3. In the pop-up window, you’ll be able to select or update the SLA for the project.

How to check if a project deadline is SLA-compliant

To confirm if a project deadline meets the SLA, review the Deadline and SLA Date sections in the Project Information tab.

You can also display the "SLA Date" column near the "Deadline" column in your project view.

How to manually compute an SLA-compliant deadline

Once an SLA list is applied to a project, you’ll see an SLA Date calendar icon in the Project Information tab. To calculate the project’s deadline based on the applied SLA list:

1. Click the SLA Date button. FlowFit will evaluate whether the project's deadline aligns with SLA standards, considering the project's total word count.

2. If the SLA deadline isn’t met, the Request Deadline icon will display in red, signaling non-compliance with SLA requirements.

After recalculating the SLA date, the Project Manager (PM) has the option to:

• Adjust the project deadline to align with the suggested SLA date, or

• Negotiate a revised deadline with the requester if adjustments are needed.