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--- FR ---

⚙ > Clients > Profil du portail client > INFORMATION GÉNÉRALE

 

Comment créer un profil utilisateur pour le portail client

 

Description : Choisissez un nom pour le profil.

Profil par défaut : Au moins un de vos profils doit être défini par défaut. Nous recommandons de commencer par configurer un profil par défaut adapté à la plupart des clients, puis de créer d'autres profils selon vos besoins.

 

⚙ > Clients > Profil du portail client > Visibilité et permissions

 

Comment personnaliser la visibilité et les autorisations générales pour les utilisateurs du portail client

 

Section Général

Cette onglet vous permet de gérer les paramètres de visibilité du système de portail client :

  1. Visibilité des projets du département : Activez cette option pour permettre au demandeur/contact de voir tous les projets du département auquel il appartient.

  2. Visibilité des projets du client : Activez cette option pour permettre au demandeur/contact de voir tous les projets du client auquel il appartient.

  3. Afficher la liste de tous les départements : Activez cette option pour permettre au demandeur/contact de changer son département assigné.

  4. Afficher la liste de tous les clients : Activez cette option pour permettre au demandeur/contact de changer son client assigné.

  5. Filtre par types de clients : Spécifiez les types de clients à afficher dans la liste des clients. Si aucun type n'est spécifié, tous les clients apparaîtront par défaut.

  6. Envoyer des notes aux fournisseurs

    • Activer la visibilité externe : Permet aux utilisateurs du portail client de sélectionner la « visibilité externe » lorsqu'ils envoient des notes, facilitant ainsi la communication directe avec les fournisseurs externes et internes sans impliquer les gestionnaires de projet.

    • Présélectionné par défaut : Présélectionne automatiquement la « visibilité externe » pour les utilisateurs du portail client envoyant des notes, assurant une communication directe avec les fournisseurs.

 

Comment personnaliser la visibilité et les autorisations financières pour les utilisateurs du portail client

 

Section Finances

  1. Afficher la liste des devis : Désactivez cette option si vous n'utilisez pas la fonctionnalité des devis clients.

  2. Afficher la liste des factures : Désactivez cette option si vous n'utilisez pas la fonctionnalité des factures clients.

  3. Centre de coûts de profil :

    • Choisissez Désactiver pour empêcher les utilisateurs du portail client d'enregistrer un centre de coûts lié par défaut à leur profil.

    • Choisissez Activer pour permettre aux utilisateurs du portail client d'enregistrer un centre de coûts lié par défaut à leur profil.

    • Choisissez Obligatoire pour obliger les utilisateurs du portail client à enregistrer un centre de coûts lié par défaut à leur profil.

⚙ > Clients > Profil du portail client > DISPOSITION

Comment personnaliser les logos et couleurs pour les utilisateurs du portail client

 

L'onglet Disposition vous permet de personnaliser les éléments visibles dans le portail client :

  1. Image du logo principal : Téléchargez une image d'en-tête personnalisée pour le portail client (210x50 pixels).

  2. Petite image de logo : Téléchargez un logo personnalisé pour le portail client (30x30 pixels).

  3. Couleur thématique du portail : Personnalisez la couleur de fond de la barre de navigation à gauche. Utilisez des outils comme Google Color Picker pour vous aider.

⚙ > Clients > Profil du portail client > COLONNES PERMISES

 

Dans l'onglet Colonnes de la liste de demandes, vous pouvez sélectionner les informations à afficher dans les vues « Mes demandes » et « Historique » :

Comment personnaliser l’affichage de l’informations sur les demandes

  1. Accédez à ⚙ > Clients > Profil du portail client > Colonnes de la liste de demandes.

  2. Faites glisser le nom d’un champ depuis la liste des champs à gauche vers la table des colonnes à droite.

  3. Réorganisez les colonnes en déplaçant les en-têtes à gauche ou à droite.

  4. Supprimez des colonnes en cliquant sur la croix (❌) dans l'en-tête de la colonne.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment personnaliser les filtres de recherches des demandes

  1. Accédez à ⚙ > Clients > Profil du portail client > Colonnes de la liste de demandes.

  2. Cliquez sur l'onglet Filtres.

  3. Faites glisser le nom d’un champ depuis la liste des champs à gauche vers la liste des filtres à droite.

  4. Réorganisez les filtres en déplaçant les champs vers le haut ou le bas.

  5. Supprimez des filtres en cliquant sur la croix (❌) à côté du champ.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

⚙ > Clients > Profil du portail client > LIENS

 

L'onglet Liens vous permet d'ajouter des onglets personnalisés au menu latéral gauche du portail client. Ces onglets peuvent rediriger vers des pages web, des documents en ligne ou afficher du texte.

Comment créer un menu dynamique additionnel dans le portail client

  1. Accédez à ⚙ > Clients > Profil du portail client > Liens.

  2. Cliquez sur Ajouter.

  3. Description : Entrez un nom pour l'onglet. Cliquez sur le signe bleu plus (➕) pour ajouter une traduction en français.

  4. Icône : Sélectionnez une icône à afficher à côté du nom de l'onglet.

  5. Type : Choisissez l'une des options suivantes :

    • Lien : Redirigez les utilisateurs vers une page web ou un document en ligne.

    • Texte : Affichez un message texte (vous pouvez ajouter une traduction en français).

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Comment activer la traduction automatique dans le menu dynamique du portail client

  1. Assurez-vous que les paramètres API et un profil de traduction automatique sont configurés dans ⚙ > Connecteurs.

  2. Accédez à ⚙ > Clients > Profil du portail client > Liens.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Description : Entrez un nom pour l'onglet. Ajoutez une traduction en français si nécessaire.

  5. Icône : Sélectionnez une icône pour l'onglet.

  6. Type : Choisissez Traduction automatique.

  7. Sélectionnez le profil de traduction automatique pertinent.

  8. Ajoutez un Texte d’avertissement, le cas échéant, et fournissez une traduction en français si nécessaire.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

⚙ > Clients > Profil du portail client > AUTORISATIONS DU TABLEAU DE BORD

 

Comment activer ou désactiver les widgets du portail client

 

L'onglet Autorisations du tableau de bord vous permet de choisir les widgets que les demandeurs peuvent ajouter à leur tableau de bord :

  • Widget Mes Projets : Fournit une vue d’ensemble des demandes soumises ou accessibles par l’utilisateur du portail client.

  • Widget Messages : Permet aux utilisateurs du portail client d’accéder à des messages informatifs permanents ou temporaires configurés par l’administrateur FlowFit.

--- EN ---

⚙ > Clients > Client portal profile > GENERAL INFORMATION

 

How to create a client portal users profile

 

Description: Choose a name for the profile 

Default profile: At least one your profiles must be set by default. We recommend starting by configuring a default profile which may suit most clients, then create more profiles according to your needs.

 

⚙ > Clients > Client Portal Profile > Visibility and permission

 

How to customize general visibility and permission for client portal users

General Section

This tab allows you to manage the Client Portal system’s visibility parameters. 

  1. Department Projects Visibility: Enable this option to allow the requester/contact to see all projects of the department they belong to.

  2. Client Projects Visibility: Enable this option to allow the requester/contact to see all projects of the client they belong to.

  3. Show List of All Departments: Enable this option to allow the requester/contact to change their assigned department.

  4. Show List of All Clients: Enable this option to allow the requester/contact to change their assigned client.

  5. Client Types Filter: Specify the client types to display in the client list. If no types are listed, all clients will appear by default.

  6. Send notes to providers:

    • Enable External Visibility: Allows client portal users to select “external visibility” when sending notes, enabling direct communication with external and internal providers without involving Project Managers.

    • Selected by Default: Automatically preselects “external visibility” for client portal users sending notes, ensuring direct communication with providers.

     

  7.  

How to customize financial visibility and permission for client portal users

 

Financial Section

  1. Display Quotes List: Disable this option if you are not using the client quotes functionality.

  2. Display Invoices List: Disable this option if you are not using the client invoices functionality.

  3. Contact Profile Charge Code/Cost Center:

    • Choose Disable to prevent client portal users to save a default charge code or cost center in their profile.

    • Choose Enable to allow client portal users a default charge code or cost center in their profile.

    • Choose Mandatory to force client portal users a default charge code or cost center in their profile.



⚙ > Clients > Client Portal Profile > LAYOUT

How to customize logos and colours for client portal users  

 

The Layout tab allows you to customize the visible elements in the Client Portal:

  • Main Logo Image: Upload a custom client portal header image (210x50 pixels).

  • Small Logo Image: Upload a custom client portal logo (30x30 pixels).

  • Portal Theme Color: Customize the left-side navigation bar’s background color. Use tools like Google Color Picker for assistance.

⚙ > Clients > Client portal profile > REQUEST LIST COLUMNS

 

In the Request List Columns tab, you can select the information to display in the “My Requests” and “History” views:

How to customize the request information displayed

  1. Navigate to ⚙ > Clients > Client Portal Profile > Request List Columns.

  2. Drag a field name from the left-side fields list into the column table on the right.

  3. Rearrange columns by dragging headers left or right.

  4. Remove columns by clicking the cross (❌) on the column header.

  5. Click Save.

 

How to customize requests search filters

  1. Navigate to ⚙ > Clients > Client Portal Profile > Request List Columns.

  2. Click the Filters tab.

  3. Drag a field name from the left-side fields list into the filter list on the right.

  4. Rearrange filters by dragging fields up or down.

  5. Remove filters by clicking the cross (❌) next to the field.

  6. Click Save.




⚙ > Clients > Client portal profile > LINKS

 

The Links tab allows you to add custom tabs to the client portal’s left-side menu. These tabs can redirect to web pages, online documents, or display text.

 

How to create an extra dynamic menu in the client portal

  1. Navigate to ⚙ > Clients > Client Portal Profile > Links.

  2. Click Add.

  3. Description: Enter a name for the tab. Click the blue plus sign (➕) to add a French translation.

  4. Icon: Select an icon to display beside the tab name.

  5. Type: Choose one of the following:

    • Link: Redirect users to a web page or online document.

    • Text: Display a text message (you can add a French translation).

  6. Click Save.


How to enable Machine Translation in the client portal dynamic menu

 

  1. Ensure API parameters and a machine translation profile are configured under ⚙ > Connectors.

  2. Navigate to ⚙ > Clients > Client Portal Profile > Links.

  3. Click Add.

  4. Description: Enter a name for the tab. Add a French translation if needed.

  5. Icon: Select an icon for the tab.

  6. Type: Choose Machine Translation.

  7. Select the relevant Machine Translation profile.

  8. Add a Disclaimer Text, if applicable, and provide a French translation if required.

  9. Click Save.





⚙ > Clients > Client portal profile > DASHBOARD AUTHORIZATIONS

 

How to enable or disable widgets in the Client Portal

The Dashboard Authorizations tab lets you choose which widgets requesters can add to their dashboard:

  1. My Projects widget: Provides an overview of requests submitted or accessible to the client portal user.

  2. Messages widget: Allow client portal users to have access to permanent or temporary informational messages configured by the FlowFit admin user.

 

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