1. Accédez à l'onglet Tâches du projet FlowFit.

2. Assurez-vous que toutes les tâches sont accomplies par les ressources et que vos tâches de livraison manuelle ont le statut À faire.

La livraison manuelle peut se faire de deux façons :

Option A :

1. Terminez les tâches de livraison (identifiées par une enveloppe verte et blanche) une à une. Selon la configuration de votre modèle de projet (livrer les documents au fur et à mesure ou attendre que tous les documents livrables soient prêts), la fenêtre contextuelle Envoyer un courriel s’ouvrira au fur et à mesure ou après avoir terminé la dernière tâche de livraison.
   Passez à l'étape 3 de l’option B.

Option B :

1. Sélectionnez toutes les tâches de livraison manuelle (identifiées par une enveloppe verte et blanche) en cochant leur case à gauche.

Open

2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Plus, puis sur Livrer les tâches.

Open

3. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer un courriel, assurez-vous que le demandeur est ajouté dans le champ À et que tous les destinataires supplémentaires sont ajoutés dans le champ CC.

4. Pour la livraison avec pièce jointe, assurez-vous que tous les documents que vous souhaitez livrer sont automatiquement joints dans le coin inférieur gauche. Vous pouvez supprimer les documents joints en cliquant sur la croix grise à droite du nom du fichier, et en ajouter en pièce jointe en cliquant sur Sélectionner des fichiers.

5. Sélectionnez un modèle de courriel, le cas échéant, et insérez votre texte.

6. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer lorsque vous êtes prêt à envoyer votre courriel de livraison.

7. Une fois la livraison effectuée, vous devriez voir que les petites enveloppes de livraison sont devenues entièrement vertes. Le statut du projet est également passé de “En cours” à “Livré”, “Fermé” ou autre, selon votre configuration.

   Open

   

8. Pour vérifier le courriel et les pièces jointes que vous avez envoyés, cliquez sur l'onglet Courriels du projet:

   Open

   

9. Les tâches de livraison toujours au statut À faire doivent être terminées manuellement (présentement, les modifications groupées ne sont possibles qu'à partir de la liste des tâches ou de la page Recherche de tâches).

Enveloppe verte et blanche : la tâche livrable n’est pas terminée et aucun courriel de livraison n’a été envoyé. Le demandeur n’a pas accès à ce document à partir du portail client.

Enveloppe bleue et blanche : la tâche livrable est terminée, mais aucun courriel de livraison n’a été envoyé. Le demandeur n’a pas accès à ce document à partir du portail client.
Ce cas est fréquent lorsque plusieurs documents sont livrables, mais que l’un ou plusieurs d’entre eux ne sont pas encore prêts pour une livraison unique en fin de projet de tous les fichiers à la fois.

Enveloppe entièrement verte : le document a été livré au demandeur.

1. Go to the Project Tasks tab of the FlowFit project.

2. Make sure all tasks are completed by resources and that your manual delivery tasks have the Ready status.

The manual delivery can be handled in two ways:

Option A:

1. Complete the delivery tasks (identified by a green and white envelope) one by one. Depending on the configuration of your project template (deliver documents as they are ready or hold the delivery until all deliverables are ready), the Send email pop-up window will open either as you go, or after you have completed the last deliverable task.
   Proceed to step 3 of option B.

Option B:

1. Select all manual delivery tasks (identified by a green and white envelope) by ticking their check box on the left.

Open

2. In the toolbar, click on More, then on Deliver tasks.

Open

3. In the Send email pop-up window, ensure that the requester is added in the To field and all additional recipients in the CC field.

4. For delivery with attachment, ensure that all the documents you want to deliver are automatically attached at the bottom left corner. You can delete the attached documents by clicking on the grey cross at the right of the file name, and you can add files to add in attachment by clicking on Select files.

5. Select an email template if applicable and insert your text.

6. Click on the blue Send button when you are ready to send your delivery email.

7. Once the delivery is completed, you should see that the little delivery envelopes have become fully green. The project status has also changed from “In progress”, to “Delivered”, “Closed” or other, depending on your configuration.

   Open

   

8. To check the email and file attachments you’ve sent, click on the project Emails tab:

   Open

   

    

9. Delivery tasks still with the Ready status have to be completed manually (currently, batch changes are only possible from the task list or the Task search page).
   
   

Green and white envelope: the deliverable task has not been completed and no delivery email has been sent. The requester can’t access this document from the client portal.

Blue and white envelope: the deliverable task has been completed, but no delivery email has been sent. The requester doesn't have access to this document from the client portal.
This frequently happens when several documents are deliverable, but one or several of them are not yet ready for the end-of-project unique delivery of all the files.

Fully green envelope: the document has been delivered to the requester.