documentation.consoltec.ca

How to understand the FlowFit project statuses

Owned by Consoltec editor
Last updated: Apr 18, 2024
7 min read
#Article-1942978588

 

--- FR ---

Comment comprendre les statuts d'un projet FlowFit

 

Quels sont les principaux statuts de projets FlowFit

Voici les principaux statuts des projets FlowFit dans leur ordre chronologique.
Veuillez noter que certains de ces statuts peuvent être ignorés ou remplacés selon la configuration personnalisée de vos modèles de projets ou de vos coordonnateurs virtuels.

Voici un article recommandé sur les étapes chronologiques de la préparation d'un projet FlowFit :

https://consoltec.atlassian.net/wiki/spaces/FFDOC/pages/1836744755/How+pour+préparer+un+projet+FlowFit

1. En attente (rouge)

Par défaut, tous les nouveaux projets FlowFit qui viennent d'être créés affichent un statut "En attente".
Ce statut permet au gestionnaire de projets d'examiner le projet et de procéder à l’assignation manuellement et aux autres tâches de préparation avant que le projet ne soit prêt à être commencé par les ressources.

2. Ouvert (jaune)

Une fois que la première tâche du flux de travail d'un projet FlowFit a été attribuée, le projet peut être lancé manuellement par un gestionnaire de projets en cliquant sur le bouton “Démarrer”, ou automatiquement si le coordonnateur virtuel a déjà attribué la première tâche. Une fois que le statut du projet est à "Ouvert", la première tâche du flux de travail passe du statut "En attente" au statut "À faire" et en informe la ressource.

3. En cours (bleu)

Une fois que la première tâche "À faire" du flux de travail est commencée par la ressource, le statut du projet passe automatiquement de "Ouvert" à "En cours".

4. Livré (vert)

Une fois que tous les documents d'un projet ont été livrés, le statut du projet passe à "Livré".
Avec ce statut, les demandeurs peuvent toujours accéder facilement à leur demande à partir des vues “Tableau de bord” ou “Mes demandes” du portail client pour télécharger les documents livrés et ajouter d'autres documents ou de nouvelles versions (sans spécifier de nouvelle date d’échéance pour ceux-ci), si la configuration du modèle de projets le permet.
De la même façon, une tâche “À faire” assignée dans un projet “Livré” sera accessible à la ressource dans FlowFit-TMS ou dans le portail fournisseur, mais pas si le projet est “Fermé”.

5. Fermé (violet)

Selon la configuration de votre modèle de projets, votre projet peut rester à "Livré" ou passer immédiatement à "Fermé".
Si vous décidez de fermer les projets juste après la livraison des documents, vos demandeurs ne pourront pas accéder à leurs demandes à partir de la vue "Tableau de bord" ou "Mes demandes" du portail client. Ils pourront accéder à leurs demandes à partir de leur vue “Historique", et rouvrir la demande, ajouter une nouvelle échéance de projet, et ajouter de nouveaux documents si la configuration du modèle de projets permet de le faire.
De la même façon, une tâche “À faire” assignée dans un projet “Fermé” ne sera pas accessible dans le portail fournisseur.

Quels sont les autres statuts de projets FlowFit

1. Interrompu

Ce statut est activé de façon manuelle. Il est généralement utilisé lorsque le demandeur communique avec le gestionnaire de projet pour lui demander d’interrompre le projet temporairement.

2. Annulé

Lorsque le demandeur annule un projet à partir du portail client, le statut du projet passe automatiquement à “Annulé”. Un demandeur peut seulement annuler une demande si son statut est ‘'En attente’' ou ‘'Ouverte’'. Lorsque le demandeur n’a pas l’autorisation d’annuler un projet à partir du portail client, il doit communiquer avec le gestionnaire de projet qui changera le statut du projet manuellement.

3. En planification

Ce statut est activé de façon manuelle. Il est généralement utilisé pour indiquer qu’un projet nécessite de la planification.

4. En révision

Ce statut est activé de façon manuelle. Il est généralement utilisé pour indiquer qu’un projet nécessite une vérification.

5. Devis demandé

Ce statut est activé automatiquement lorsque le demandeur ou le gestionnaire de projet active l’option de demande de devis dans le formulaire client. Lorsqu’un devis est demandé, le bouton pour démarrer le projet disparaît. Il ne sera à nouveau visible que lorsque le devis aura été accepté. Lorsqu’un devis est accepté, le statut du projet passe à nouveau à “En attente”.

6. Devis envoyé

Ce statut est activé automatiquement lorsqu’un devis est envoyé au demandeur ou lorsqu’on sélectionne le statut “Envoyé” dans le devis. Le bouton pour démarrer le projet n’est pas visible avec ce statut. Il ne sera à nouveau visible que lorsque le devis aura été accepté. Lorsqu’un devis est accepté, le statut du projet passe à nouveau à “En attente”.

7. Devis refusé

Ce statut est activé automatiquement lorsqu’un devis est refusé ou lorsqu’on sélectionne le statut “Refusé” dans le devis. Le bouton pour démarrer le projet n’est pas visible avec ce statut. Il ne sera à nouveau visible que lorsque le devis aura été accepté. Lorsqu’un devis est accepté, le statut du projet passe à nouveau à “En attente”.

8. À facturer

Ce statut est activé de façon manuelle. Il est généralement utilisé pour indiquer qu’un projet nécessite de la facturation.

 

Rappel : Il est possible d’ignorer ou remplacer certaines étapes chronologiques d’un projet en utilisant l’automatisation du coordonnateur virtuel ou du modèle de projets. Par exemple, selon la configuration du modèle de projets, il est possible de faire passer le projet au statut “Fermé” ou “À facturer” lorsque toutes les tâches de tous les workflows du projets sont terminées.

--- EN ---

How to understand the FlowFit project statuses

 

What are the main FlowFit project statuses

Here are the main FlowFit project statuses in their chronological order.
Please note that some of these statuses could be skipped or replaced due to your project template or virtual coordinator custom configuration.
Tasks status are different.

Here is a recommended article about the chronological steps of a FlowFit project preparation:

https://consoltec.atlassian.net/wiki/spaces/FFDOC/pages/1836744755/How+to+prepare+a+FlowFit+project

1. Pending (red)

By default, all new FlowFit projects which have just been created will display a “Pending” status.
This is to allow the project manager a manual review of the project and proceed to the assignment and other preparation tasks before the project is ready to be started by resources.

2. Open (yellow)

Once the first workflow task of a FlowFit project has been assigned, the project can either be manually started by a project manager by clicking on the “Start” button or automatically started if the virtual coordinator has automatically assigned the first task. Once the project status is set to “Open”, the first task of the workflow will change from “Pending” to “Ready” status, and notify the assignee.

3. In progress (blue)

Once the first “Ready” task of the workflow is started by the assignee, the project status will automatically change from “Open” to “In progress”.

4. Delivered (green)

Once all documents of a project have been delivered, the project status will change to “Delivered”.
With this status, requesters can still easily access their request from the client portal “Dashboard” or “My requests” view to download the delivered documents and add some more documents or new versions (without specifying a new deadline for them), if the project template configuration allows it.
Also, a “Ready” task assigned in a “Delivered” project will be accessible by the resource in FlowFit-TMS or in the provider portal, but not if the project is “Completed”.

5. Completed (purple)

Depending on your project template configuration, your project may stay as “Delivered”, or move to “Completed” right away. If you decide to close projects right after documents are delivered, your requesters will not be able to access their requests from the client portal “Dashboard” or “My requests” view. They will be able to access their requests from their “History” view, and reopen the request, add a new project deadline, and add new documents if the project template configuration allows them to do so.
Also, a “Ready” task assigned in a “Completed” project will not be accessible in the provider portal.

What are the other FlowFit project statuses

1. Interrupted

This status can only be set manually. It is generally used when the requestor contacts the project manager to ask for a temporary hold on the project.

2. Cancelled

When the requestor cancels a project from the client portal, the project status is automatically set to “Cancelled”. A requester can only cancel a request in the ‘'Pending” or '’Open” status using the Cancel button. If requesters do not have the authorization to cancel a project from the client portal, they must contact the project manager, who will change the project status manually.

3. In planning

This status is set manually. It is generally used to indicate that a project requires planning.

4. In review

This status is set manually. It is generally used to indicate that a project requires verification.

5. Quote requested

This status is automatically activated when the requester or project manager activates the quote requested option in the client form. When a quote is requested, the button to start the project disappears. It will not be visible again until the quote has been accepted. When a quote is accepted, the project status changes back to "Pending".

6. Quote sent

This status is automatically activated when a quote is sent to the requester, or when the "Sent" status is selected in the quote. The button to start the project is not visible with this status. It will only be visible again once the quote has been accepted. When a quote is accepted, the project status changes back to "Pending".

7. Quote refused

This status is automatically activated when a quote is refused or when the "Refused" status is selected in the quote. The button to start the project is not visible with this status. It will only be visible again when the quote has been accepted. When a quote is accepted, the project status changes back to "Pending".

8. To invoice

This status is set manually. It is generally used to indicate that a project requires invoicing.

 

Reminder: It is possible to skip or replace certain chronological steps of a project using the virtual coordinator or project template automation. For example, depending on the project template configuration, it is possible to change the project status to "Completed" or "To invoice" when all tasks in all project workflows have been completed.

https://consoltec.atlassian.net/wiki/spaces/FFDOC/pages/1942978561/How+to+understand+the+FlowFit+project+status

documentation.consoltec.ca