Comment connecter le serveur GroupShare à FlowFit

La page principale de configuration de Trados GroupShare est divisée en cinq sections verticales :

1. Connecteur FlowFit/GroupShare

2. Serveur de projets GroupShare

3. Serveur de mémoire de traduction GroupShare

4. Projets GroupShare

5. Phases d’assignation GroupShare

⚙ > Paramètres > Section 1 : Connecteur FlowFit/GroupShare

• Activé : Cette option permet d'activer ou de désactiver le connecteur Trados GroupShare dans votre environnement FlowFit-TMS. Si désactivé, toutes les options associées à Trados GroupShare seront indisponibles.

• Tester la connexion : Ce bouton permet de confirmer la configuration réussie de l’intégration FlowFit/GroupShare.

• URL de l’API FlowFit/GroupShare : Champ permettant de spécifier l’adresse API de votre serveur Trados Studio, avec le protocole et le port utilisés (ex. : https://votreentreprise/FlowFitGroupShareApi).

• Finalisation des tâches manuelle : Permet aux utilisateurs de finaliser manuellement les tâches dans FlowFit, plutôt que d’autoriser leur finalisation automatique par GroupShare.

• Délai d’expiration de création de projet (en s) : Permet de définir le délai (en secondes) après lequel l’opération de création d’un projet GroupShare expirera dans FlowFit, en cas d’erreur. La durée de création peut varier (de 1 à 120 minutes ou plus) selon la complexité des fichiers sources et des mémoires de traduction. La valeur recommandée par défaut est 1800 secondes (30 minutes).

• Synchronisation automatique GroupShare (en s) : Champ permettant de définir l’intervalle (en secondes) entre chaque synchronisation automatique entre FlowFit et GroupShare.

• Emplacement : Permet de spécifier le répertoire et l'organisation où les projets Trados GroupShare seront publiés et stockés.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

⚙ > Paramètres > Section 2 : Serveur de projets GroupShare

• Activé : Active ou désactive l’accès au serveur de projets Trados GroupShare et à son éditeur de traduction en ligne.

• URL : Adresse du serveur de projets GroupShare.

• Nom d’utilisateur / Mot de passe : Identifiants administrateurs du serveur de projets GroupShare.

• URL de l'éditeur en ligne GroupShare : Adresse de l’éditeur de traduction en ligne SDL.
  
  
  
  
  
  

⚙ > Paramètres > Section 3 : Serveur de mémoire de traduction GroupShare

• Activé : Active ou désactive la connexion aux mémoires de traduction serveur GroupShare.

• URL : Adresse du serveur de mémoire de traduction GroupShare.

• Nom d’utilisateur / Mot de passe : Identifiants administrateurs du serveur de mémoire de traduction GroupShare.

⚙ > Paramètres > Section 4 : Projets GroupShare

Open

Modèle de nommage des projets : Définit la convention de nommage des nouveaux projets GroupShare en fonction des données du projet FlowFit associé.
Les variables suivantes sont disponibles :

• %PROJECT_TITLE% : Titre du projet

• %NUM_PROJECT% : Numéro du projet

• %PROJECT_CODE% : Identifiant unique du projet (présent dans les URLs directes)

• %CLIENT_NAME% : Nom du client

• %CLIENT_CODE% : Code client

• %LANG_SOURCE% : Langue source du projet

• %LANG_TARGET% : Langues cibles du projet

• %SPACE% : Espace

• %_UNDERLINE% : Caractère _
  
  Modèle de nommage des descriptions de projet : Permet de définir une convention pour les informations à inclure dans le champ description des nouveaux projets Trados GroupShare, en utilisant les mêmes variables que pour les titres de projet.

Open

• Types de travaux : Restreint les fonctionnalités GroupShare aux types de travaux précisés.

• Champ personnalisé : Permet d’afficher un champ personnalisé pour associer un projet existant GroupShare à un projet FlowFit.

• Utiliser GroupShare Web : Permet l’accès à la plateforme GroupShare en ligne depuis FlowFit.

• Utiliser l'application de bureau Studio : Permet d’accéder à Trados Studio depuis un projet ou une tâche FlowFit.

⚙ > Paramètres > Section 5 : Phases d'assignation GroupShare

1. Comment mapper les phases GroupShare avec les tâches FlowFit

Les phases d'assignation dans Trados sont :

1. Préparation

2. Traduction

3. Révision

4. Finalisation

Chaque phase Trados doit être associée à un service correspondant dans FlowFit (à configurer dans ⚙ > Administration > Configuration des services).

2. Comment synchroniser les phases GroupShare dans un flux de travail FlowFit

⚙ > /FlowFitTMS/#/workflow

Il existe quatre phases d'assignation possibles avec Trados :

1. Préparation (1/4)

2. Traduction (2/4)

3. Révision (3/4)

4. Finalisation (4/4)

Au moins une de ces phases (ex. : Traduction) doit être reflétée par un service correspondant dans FlowFit pour chaque paire de langues et ajoutée au workflow Trados (⚙ > Administration > Workflow). Cela garantit que les tâches peuvent être assignées et assure une bonne synchronisation FlowFit/GroupShare.

Un workflow Trados est également nécessaire pour automatiser la création des projets Trados en utilisant le coordonnateur virtuel FlowFit (⚙ > Administration > Coordonnateur virtuel).

3. Comment créer un workflow Trados simple unilingue

Voici un exemple de workflow simple couvrant les quatre phases d'assignation Trados, pouvant être utilisé pour une traduction unilingue (ex. : en-CA → fr-CA) dans Trados :

1. Préparation (1/4) → Définir la configuration initiale du projet.

2. Traduction (2/4) → Effectuer la traduction principale.

3. Révision (3/4) → Vérifier et modifier la traduction si nécessaire.

4. Finalisation (4/4) → Approuver et livrer le projet traduit.
   
   

Voici un exemple de workflow plus simple, couvrant deux phases d'assignation Trados, utilisable également pour une traduction unilingue (ex. : en-CA → fr-CA) dans Trados :

1. Traduction (2/4) → Traduire le document.

2. Finalisation (4/4) → Vérifier et livrer le document finalisé.
   
   

How to connect the GroupShare server to FlowFit

The Trados GroupShare main configuration page is divided into five vertical configuration sections:

1. FlowFit/GroupShare connector

2. GroupShare Project Server

3. GroupShare Translation Memory Server

4. GroupShare Projects

5. GroupShare Assignment Phases

⚙ > Parameters > Section 1: FlowFit/GroupShare connector

Enabled: This option allows to activate or deactivate the Trados GroupShare connector within your FlowFit-TMS environment. If disabled, all the Trados GroupShare options in the next configuration screens will no longer be available.

Test connection: This button allows to confirm the successful configuration of the FlowFit/GroupShare integration.

FlowFit/GroupShare API URL: This field permits to specify your Trados Studio server API link with the protocol and port use. I.e.: https://yourcompany/FlowFitGroupShareApi

Manual task completion: This field allows users to complete tasks manually in FlowFit instead of allowing the automatic completion triggered by GroupShare.

Project creation timeout (in s): This field allows you to specify the interval (in seconds) after which the GroupShare project creation should timeout in FlowFit, in case of a GroupShare project creation error. GroupShare project creation time is subjective and can range between 1 to 120 minutes (or more), depending on the source files, the translation memory contents, and other GroupShare factors. The recommended default value is 1800 seconds (30 minutes), but this timeout may need to be increased if regularly handling big TMs and/or big and complex source files (PowerPoint, Viso files for ex.) or reduced if only handling plain text files (short and simple text documents, for ex.).

If FlowFit has to time out (abort) the GroupShare project creation, an error message will be displayed in FlowFit. If the same GroupShare project creation is also failing in GroupShare (outside of FlowFit), this will confirm an SDL issue unrelated to FlowFit.

GroupShare auto-sync. (in s): This field allows you to specify the interval in (in seconds) of each synchronization between FlowFit and GroupShare. It will automatically update your project and tasks in FlowFit with the corresponding data from GroupShare.

Location: This field permits to specify the directory and organization where the Trados GroupShare projects will be published and stored.

⚙ > Parameters > Section 2: GroupShare project server

Enabled: This option allows to activate or deactivate the access to the Trados GroupShare project server and its web-based translation editor. If disabled, the users will not be able to access the GroupShare projects nor to translate using the SDL Online Editor.

URL: This field permits to specify the project server address.

Username: This field needs the GroupShare project server admin credentials.

Password: This field needs the GroupShare project server admin credentials.

GroupShare Online Editor URL: This field permits to specify the SDL web-based translation editor address.

⚙ > Parameters > Section 3: GroupShare Translation Memory server

Enabled: This option allows to activate or deactivate the connection between the Trados GroupShare projects and the GroupShare translation memory server. If disabled, the Trados GroupShare projects will not be able to access server-based TMs.

URL: This field permits to specify the translation memory server address.

Username: This field needs the GroupShare translation memory server admin credentials.

Password: This field needs the GroupShare translation memory server admin credentials.

⚙ > Parameters > Section 4: GroupShare projects

Project title naming pattern: This option allows to define the naming convention which will be used to name newly created Trados GroupShare projects, based on the information already existing in the associated FlowFit project.
The following variables are available:

●       %PROJECT_TITLE%: Project title

●       %NUM_PROJECT%: Project number

●       %PROJECT_CODE%: Project unique identifier (contained in project direct URLs)

●       %CLIENT_NAME%: Name of the client

●       %CLIENT_CODE%: Client code

●       %LANG_SOURCE%: Source Language of the project

●       %LANG_TARGET%: Target Languages of the project

●       %SPACE%: Character Space

●       %_UNDERLINE%: Character _

Project description naming pattern: This option allows to define a convention for the information which will need to be included in the newly created Trados GroupShare projects description field, based on the information already existing in the associated FlowFit project. The same variables can be used as in the Project title naming patterns.

Work type: The Trados GroupShare features will only be available to the selected FlowFit work types listed in this field.

Custom field: The GroupShare custom field displayed in the Project Document tab allows to display a personalized text field, such as the possibility to link an existing Trados GroupShare project to an already created FlowFit project.

Use GroupShare web: Switch to the right to grant users a direct access to the GroupShare online platform from FlowFit projects and to the GroupShare online editor from FlowFit tasks.

Use Studio desktop application: Switch to the right to grant users a direct access to the Trados Studio desktop application from a FlowFit project or task.

⚙ > Parameters > Section 5: GroupShare assignment phases

1. How to map GroupShare phases with FlowFit tasks

There are four assignment phases possible with Trados:
1/4 Preparation, 2/4 Translation, 3/4 Review and 4/4 Finalization.

https://docs.sdl.com/791864/515171/sdl-trados-studio-2017/phases/GUID-802A85ED-E292-4D3D-9BD2-77A200C6B5C0

This section allows you to map the FlowFit services with GroupShare assignment phases.

One FlowFit service can only correspond to one Trados phase, these services can be set up in the ⚙ > Administration > Services configuration page.

Preparation: This Trados preparation phase should be mapped with the corresponding FlowFit service.

Translation: This Trados translation phase should be mapped with the corresponding FlowFit service.

Review: This Trados review phase should be mapped with the corresponding FlowFit service.

Finalization: This Trados finalization phase should be mapped with the corresponding FlowFit service.

2. How to synchronize GroupShare phases in a FlowFit workflow

⚙ > /FlowFitTMS/#/workflow

There are four assignment phases possible with Trados:
1/4 Preparation, 2/4 Translation, 3/4 Review and 4/4 Finalization.

At least one of them (Translation, for example) needs to be reflected in a corresponding FlowFit service for each pair of language and added to the Trados workflow (under ⚙ > Administration > Workflow) in order to have tasks available to assign and ensure a good FlowFit/GroupShare synchronization.

A Trados workflow is also necessary to automatize Trados project creations using the FlowFit virtual coordinator (under ⚙ > Administration > Virtual coordinator).

3. How to create a simple unilingual Trados workflow

Here is an example of a simple workflow corresponding to all 4 Trados assignment phases, which can be used for a unilingual translation (here, en-CA to fr-CA), in Trados:

Here is an example of a simple workflow corresponding to all 2 Trados assignment phases, which can be used for a unilingual translation (here, en-CA to fr-CA), in Trados: