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Ce qui peut être automatisé par les coordonnateurs virtuels (quoi/quand/comment)

Les coordonnateurs virtuels de FlowFit doivent répondre à au moins un critère pour chacune des trois conditions suivantes :

1. QUOI (section 3) : Le coordonnateur virtuel effectuera certaines actions automatiques (par exemple, attribuer une tâche de traduction à un prestataire).

2. QUAND (Section 1) : une fois qu'un déclencheur sélectionné est atteint (par exemple, lorsqu'une nouvelle tâche est créée)

3. COMMENT (Section 2) : en fonction des filtres de projet ou de tâche sélectionnés. Ces filtres sont principalement basés sur les valeurs de champ saisies par le demandeur ou l'utilisateur qui soumet une nouvelle demande FlowFit (par exemple, si la valeur ''Traduction'' a été sélectionnée pour le champ ''Type de travail'').
   
   

Conseil de pro :

Après la première configuration d'un nouveau coordonnateur virtuel, il est recommandé de créer un nouveau projet pour le tester, vérifier les détails du projet, les tâches et les ressources et apporter les ajustements nécessaires à la configuration.

Si vous utilisez plusieurs coordonnateurs virtuels, il est essentiel de sélectionner un ordre d'exécution pour chacun d'entre eux. Si plusieurs coordonnateurs virtuels correspondent, leurs actions sont appliquées en fonction de leur ordre d'exécution et les assignations sont écrasées au fur et à mesure de l'exécution des configurations.

Tout nouveau coordonnateur virtuel créé est activé par défaut. Pour désactiver un coordonnateur virtuel, ouvrez-le et décochez la case Actif.

Comment configurer différents types de coordinateurs virtuels

Pour ouvrir la page de configuration du coordinateur virtuel, cliquez sur l'icône d'engrenage dans la barre supérieure pour accéder à ⚙ > Administration > Coordonnateur virtuel.

La page du coordonnateur virtuel vous permet de gérer, créer, modifier et supprimer des coordinateurs virtuels afin de déclencher des actions spécifiques après la création du projet ou de la tâche si le projet ou la tâche correspond à des filtres spécifiques sélectionnés.

Lorsque vous ouvrez la configuration du coordonnateur virtuel, sélectionnez le type de coordonnateur virtuel dans la liste déroulante Type.

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Conseil de pro :

Après la première configuration d'un nouveau coordonnateur virtuel, il est recommandé de vérifier les détails du projet, les tâches, les ressources et d'apporter les ajustements nécessaires à la configuration.

Si vous utilisez plusieurs coordonnateurs virtuels, il est essentiel de sélectionner un ordre d'exécution pour chacun d'entre eux. Si plusieurs coordonnateurs virtuels correspondent, leurs actions sont appliquées en fonction de leur ordre d'exécution et les assignations sont écrasées au fur et à mesure de l'exécution des configurations.

Tout nouveau coordonnateur virtuel créé est activé par défaut. Pour désactiver un coordinateur virtuel, ouvrez-le et décochez la case Actif.

⚙ > Coordonnateur virtuel > Coordonnateurs virtuels de projet

Il est possible de configurer un ou plusieurs coordonnateurs virtuels de projet qui déclencheront des actions juste après la création d'un nouveau projet FlowFit. Ces actions peuvent être :

1. appliquer des flux de travail au projet

2. assigner le projet à un ou deux chefs de projet,

3. assigner le projet à une équipe ou à un module,

4. attribuer une priorité, une urgence ou une classification au projet,

5. appliquer les règles de l'accord de niveau de service (SLA),

6. calculer les échéances des tâches,

7. créer un projet CAT-tool selon un modèle de projet CAT-tool sélectionné.
   
   

Pour créer un coordonnateur virtuel de projet, sélectionnez Création de projet dans la liste déroulante Type, puis cliquez sur Ajouter et effectuez les actions suivantes :

WHEN : Dans la section Déclencheur (Section 1) :

1. Dans le champ Type, choisissez entre un CV de projet et un CV de tâche (conseil de pro : commencez par un CV de projet).

2. Dans le champ Description, donnez un nom au nouveau coordonnateur virtuel (conseil de pro : vous pouvez aussi les numéroter par leur ID unique si vous avez l'intention de créer au moins 5 CV).

3. Cliquez sur Enregistrer et retournez à votre CV pour continuer à le modifier et/ou pour le désactiver.

COMMENT : Dans la section Filtres (Section 2) :

Remplissez au moins un champ d'information sur le projet (par exemple, le type de travail) qui sera la ou les conditions à remplir pour que vos actions automatiques soient appliquées (dans la section 3) :

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QUOI : dans la section Actions (section 3) :

1. Choisissez au moins une action (par exemple, quel workflow appliquer) qui doit être exécutée lors de la création du projet (ou du type de déclencheur choisi dans la section 1), lorsque votre projet répond aux filtres sélectionnés dans la section 2.

2. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du projet création du coordinateur virtuel.
   
   

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⚙ > Coordinateur virtuel > Coordinateurs virtuels de tâches

Il est possible de mettre en place un ou plusieurs coordonnateurs virtuels de tâches qui déclencheront des actions immédiatement après la création d'un workflow de projet FlowFit, telles que :

1. assigner des tâches au PM ou aux utilisateurs

2. envoyer de propositions de tâches aux utilisateurs (en utilisant ou non un modèle de proposition de tâche).

Lorsqu'un nouveau projet FlowFit est créé, le coordonnateur virtuel de projet analyse et compare les informations fournies dans la demande FlowFit aux filtres de déclenchement (section 1) sélectionnés et déclenche des actions automatiques de projet ou de tâche (section 2) en conséquence.

Pour créer un coordonnateur virtuel de tâches, sélectionnez le type de création des tâches dans la liste déroulante, puis cliquez sur Ajouter et effectuez les actions suivantes :

QUAND : Dans la section Déclencheur (section 1) :

1. Dans le champ Type, choisissez Création des tâches.

2. Dans le champ Description, donnez un nom au nouveau coordinateur virtuel (astuce : vous pouvez aussi les numéroter par leur ID unique si vous avez l'intention de créer au moins 5 coordinateurs virtuels).

3. Cliquez sur Enregistrer et retournez à votre CV pour continuer à le modifier et/ou pour le désactiver.

COMMENT : Dans la section Filtres (Section 2) :

Remplissez au moins un champ d'information sur le projet (par exemple, la langue cible) qui sera la ou les conditions à remplir pour que vos actions automatiques soient appliquées (dans la section 3) :

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QUOI : dans la section Actions (section 3) :

1. Choisissez au moins une action (par exemple, quel service attribuer à quelle ressource) qui doit être exécutée lors de la création de la tâche (ou du type de déclencheur choisi dans la section 1), lorsque votre projet ou votre tâche répond aux filtres sélectionnés dans la section 2.

2. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création du projet et du coordinateur virtuel.
   
   

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Comment automatiser la création d'un projet CAT-tool à l'aide d'un CV de projet

Comment automatiser la présélection du modèle de projet des outils de TAO, ainsi que la création du projet et de l'analyse :

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Dans la capture d'écran ci-dessus, le coordonnateur virtuel de projet utilise les champs remplis lors de la création d'une nouvelle demande FlowFit (via FlowFit-TMS ou le portail client) comme filtres dans la partie supérieure de l'écran (dans le carré gris) pour déclencher les ACTIONS DU PROJET déterminées dans la partie inférieure de l'écran (dans le carré jaune).

Ici, si une nouvelle demande FlowFit (soumise par le client ou le PM) remplit toutes ces conditions :

1. Le type de travail du projet est Traduction +

2. La langue source est le français (Canada) +

3. La langue cible est l'anglais (Canada)

Alors, toutes les actions automatisées suivantes auront lieu :

1. Le workflow traduction FR-EN GroupShare (interne) sera créé.

2. Le modèle de projet LogiTerm par défaut sera présélectionné (si vous utilisez LogiTerm).

3. Le modèle de projet mqout auto-creation memoQ sera pré-sélectionné (si vous utilisez memoQ). Si la case ''création automatique'' est cochée, le projet memoQ et l'analyse seront également créés.

4. Le modèle de projet GroupShare Demo FR-EN sera présélectionné (si vous utilisez Trados). Si la case ''création automatique'' est cochée, le projet et l'analyse Trados seront également créés.

Comment automatiser l’assignation des tâches des outils TAO à l'aide d'un VC de tâche

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Dans la capture d'écran ci-dessus, le coordonnateur virtuel de tâches utilise les champs remplis lors de la création d'une nouvelle demande FlowFit (via FlowFit-TMS ou le portail client) comme FILTRES dans la partie supérieure de l'écran (dans le carré gris) pour déclencher les ACTIONS DE TÂCHES déterminées dans la partie inférieure de l'écran (dans le carré jaune).

Conseil de pro :

Il est recommandé de configurer d'abord un coordonnateur virtuel de projet qui appliquera automatiquement un workflow, avant d'essayer d'automatiser l’assignation des tâches du workflow.

Ici, si une nouvelle demande FlowFit (soumise par le client ou le PM) remplit toutes ces conditions :

1. Le type de travail du projet est Traduction ou Interprétation et

2. Le domaine est Assurance

Alors, toutes les actions de tâches automatisées suivantes auront lieu :

1. La tâche Préparation du GroupShare sera assignée au gestionnaire de projet.

2. La tâche Traduction EN_CA - FR_CA (Studio) enverra des propositions de tâche (à des pigistes en utilisant un modèle de proposition).

3. La tâche Révision 1 EN-FR - memoQ sera assignée à Gérard Silvente (un réviseur).

4. La tâche 4/4 Finalisation Trados EN_CA - FR_CA sera assignée au gestionnaire de projet.

Comment planifier automatiquement les tâches en fonction des échéances du projet

Le CV du projet peut automatiquement planifier les échéances des tâches lors de la création du projet, tout en tenant compte des accords de niveau de service du fournisseur et des fuseaux horaires au niveau du service.

Lors de la création du projet, le coordinateur virtuel créera les flux de travail et appliquera ensuite les affectations de tâches. Si l'option est activée dans la configuration du coordinateur virtuel du projet, le système tentera alors de calculer les délais des tâches dans la direction définie.

Chaque option suit ces lignes directrices :

• Le système donne la priorité au créneau horaire le plus spécifique.

o Si l'assigné a un créneau horaire spécifique défini pour le service de la tâche, le système utilise ce créneau pour calculer l'échéance.

o Sinon, si la ressource dispose d'un créneau horaire général, le système utilise ce créneau.

o Sinon, le système utilise le créneau horaire du système.

• Le créneau horaire est utilisé par rapport au fuseau horaire de la ressource.

• L'écart entre les échéances de deux tâches est dicté par l'heure estimée et le créneau horaire.

• Les disponibilités et les jours fériés sont pris en compte dans les calculs.

Dans le cas de propositions de tâches, nous calculons le temps estimé pour chacun des proposés, et nous utilisons le meilleur cas possible.

À partir de la date d'échéance du projet :

• Le système travaille à rebours, de la dernière tâche à la première. Il utilise la date limite du projet comme base. La dernière tâche a donc la même échéance que le projet.

• S'il y a un problème de logique (la date de début théorique est inférieure à la date de création du projet), les délais ne sont pas attribués et le chef de projet en est informé. Nous indiquons également au chef de projet le délai supplémentaire que nous estimons nécessaire.

À partir de la date de création du projet :

• Le système travaille en amont, de la dernière tâche à la première. Il se base sur la date de création du projet.

• S'il y a une date limite pour le projet et que les délais calculés la dépassent, le chef de projet en est informé.

À partir de la date d'échéance, puis de la date de création du projet :

• Le système utilise l'algorithme À partir de la date d'échéance du projet. Si l'heure de début théorique du projet est inférieure à la date de création, nous ignorons les résultats de l'échéance et recalculons les délais en fonction de l'heure de création du projet.

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What can be automated by Virtual Coordinators (What/When/How)

FlowFit’s Virtual Coordinators must meet at least one criterion for each of the three following conditions:

1. WHAT (Section 3): VC will perform selected automatic actions (for example, to assign a Translation task to a provider)

2. WHEN (Section 1): once a selected trigger is reached (for example, when a new task is created)

3. HOW (Section 2): based on selected project or task filters.
   These filters are mostly based on the field values entered by the requester or the user submitting a new FlowFit request (for example, if the ‘’Translation’’ value has been selected for the ‘’Work type’’ field).

Pro tip:
After the first configuration of any new Virtual Coordinator, it is recommended to create a new project to test it, check the project details, tasks, and resources and make the necessary adjustments to the configuration.

If using several Virtual Coordinators, it is crucial to select an execution order for each. If several Virtual Coordinators are a match, their actions are applied with respect to their execution order and assignments are overwritten as the configurations are executed.

Any new Virtual Coordinator created is enabled by default. To disable a Virtual Coordinator, open it and uncheck the Active checkbox.

How to set up different kinds of Virtual Coordinators

To open the Virtual Coordinator configuration page, click on the gear icon in the top bar to access ⚙ > Administration > Virtual Coordinator.

The virtual coordinator page lets you manage, create, edit, and delete virtual coordinators in order to trigger specific actions after the project or task creation if the project or task matches specific selected filters.

When opening the Virtual Coordinator Configuration, select the virtual coordinator type from Type the drop-down list.

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Pro tip:
After the first configuration of any new Virtual Coordinator, it is recommended to check the project details, the tasks, the resources and make the necessary adjustments to the configuration.

If using several Virtual Coordinators, it is crucial to select an execution order for each. If several Virtual Coordinators are a match, their actions are applied with respect to their execution order and assignments are overwritten as the configurations are executed.

Any new Virtual Coordinator created is enabled by default. To disable a Virtual Coordinator, open it and uncheck the Active checkbox.

⚙ > Virtual Coordinator > Project Virtual Coordinators

It is possible to set up one or several Project Virtual Coordinators which will trigger actions right after a new FlowFit project is created. Such actions can be:

1. applying workflows to the project,

2. assigning the project to one or two project managers,

3. assigning the project to a team or a module,

4. assigning a priority, an urgency or a classification to the project,

5. enforcing SLA rules,

6. computing tasks deadlines,

7. creating a CAT-tool project according to a selected CAT tool project template.
   
   

To create a Project Virtual Coordinator, select Project creation from the Type drop-down list, then click on Add and perform the following actions:

1. In the Type field, choose between a Project VC or a Task VC (pro tip: start by a Project VC).

2. In the Description field, provide a name for the new virtual coordinator (pro tip: you can also number them by their unique ID if you intend to create at least 5 VC).

3. Click on Save and go back to your VC to continue editing it, and/or to deactivate your VC.

Fill in at least 1 project information field (for ex. the work type) which will be the condition(s) to meet for your automatic actions to be applied (in Section 3):

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1. Chose at least 1 action (for ex., which workflow to apply) which should be performed upon project creation (or the type of trigger chosen in Section 1), when your project meets the selected filters entered in Section 2.

2. Click on Save to complete the project creation virtual coordinator creation.

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⚙ > Virtual Coordinator > Task Virtual Coordinators

It is possible to set up one or several Task Virtual Coordinators which will trigger actions right after a FlowFit project workflow is created, such as:

1. assigning tasks to the PM or to users

2. sending tasks propositions to users (using a task proposition template or not.

When a new FlowFit project is created, the Project Virtual Coordinator will scan and compare the information provided in the FlowFit request to the trigger filters (section 1) selected and will trigger automatic project or task actions (section 2) accordingly.

To create a Task Virtual Coordinator, select the Task creation Type from the drop-down list, then click on Add and perform the following actions:

1. In the Type field, choose Task creation VC.

2. In the Description field, provide a name for the new virtual coordinator (pro tip: you can also number them by their unique ID if you intend to create at least 5 VC).

3. Click on Save and go back to your VC to continue editing it, and/or to deactivate your VC.

Fill in at least 1 project information field (for ex. the target language) which will be the condition(s) to meet for your automatic actions to be applied (in Section 3):

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1. Chose at least 1 action (for ex. which service to assign to which resource) which should be performed upon task creation (or the type of trigger chosen in Section 1), when your project or task meet the selected filters entered in Section 2.

2. Click on Save to complete the project creation virtual coordinator creation.

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How to automate CAT-tool project creation using a Project VC

How to automate CAT tools project template preselection, project and analysis creation:

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In the above screenshot, the Project virtual coordinator use the fields populated during a new FlowFit request creation (through FlowFit-TMS or the Client Portal) as the FILTERS in the upper part of the screen (in the grey square) to trigger the PROJECT ACTIONS determined in the lower part of the screen (in the yellow square).

Here, if a new FlowFit request (submitted by the client or the PM) meet all these conditions:

1. The project work type as Translation +

2. The source language as French (Canada) +

3. The target language as English (Canada)

Then, all of the following automated actions will take place:

1. The FR-EN GroupShare (internal) Translation workflow will be created.

2. The Template Default LogiTerm project template will be preselected (if using LogiTerm).

3. The mqout auto creation memoQ project template will be preselected (if using memoQ).
   If the ‘’auto-create’’ checkbox is ticked, the memoQ project and analysis will also be created.

4. The Demo FR-EN GroupShare project template will be preselected (if using Trados).
   If the ‘’auto-create’’ checkbox is ticked, the Trados project and analysis will also be created.

How to automate CAT tools tasks assignment using a Task VC

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In the above screenshot, the Task virtual coordinator use the fields populated during a new FlowFit request creation (through FlowFit-TMS or the Client Portal) as the FILTERS in the upper part of the screen (in the grey square) to trigger the TASK ACTIONS determined in the lower part of the screen (in the yellow square).

Pro tip:
It is recommended to first set up a Project virtual coordinator which will automatically apply a workflow, before attempting to automate the workflow task assignment.

Here, if a new FlowFit request (submitted by the client or the PM) meet all these conditions:

1. The project work type is Translation or Interpretation and

2. The domain is Insurance

Then, all of the following automated task actions will take place:

1. The GroupShare Preparation task will be assigned to the project manager

2. The Translation EN_CA – FR_CA (Studio) task will be sending out task positions (to external freelancers using a proposition template)

3. The Review 1 EN-FR - memoQ task will be assigned to Gérard Silvente (a reviewer)

4. The 4/4 Trados Finalisation EN_CA – FR_CA task will be assigned to the project manager

How to ‘’auto-schedule’’ tasks according to project deadlines

The project VC can automatically schedule the deadlines of tasks upon project creation, while taking in consideration the vendor SLAs and time zones at the service level.

On project creation, the virtual coordinator will create the workflows and then apply the task assignments. If the option is enabled in the project virtual coordinator configuration, the system will then attempt to calculate the task deadlines in the direction defined.

Each option follows these guidelines:

·        The system prioritizes the most specific timeslot.

o   If the assignee has a specific time slot defined for the task’ service, the system uses that time slot to calculate the deadline.

o   Else, if the resource has a general timeslot defined, the system uses that time slot.

o   Else, the system uses the timeslot of the system.

·        The time slot is used with respect to the resource’s timezone.

·        The gap between the deadlines of two tasks is dictated by the estimated time and the time slot.

·        Availabilities and holidays are considered for calculations.

In the case of task propositions, we calculate the estimated time for each of the proposees, and we use the best case possible.

From project deadline: 

·        The system works backwards, from the last task to the first. It uses the project deadline as a basis. The last task therefore has the same deadline as the project.

·        If there is a logic issue, (theoretical start date is lower than the project creation time) the deadlines are not assigned and the PM is notified. We also tell the PM how much extra time we think is necessary.

From project creation date:

·        The system works forwards, from the last task to the first. It uses the project creation date as a basis.

·        If there is a project deadline, and the calculated deadlines exceed it, the PM is notified.

From project deadline, then creation date:

·        The system proceeds with the From project deadline algorithm. If the theoretical start time of the project is lower than the creation date, we ignore the deadline results and recalculate forward based on the project creation time.