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Les modèles de documents permettent aux utilisateurs de personnaliser des modèles Word qui seront utilisés par les GP pour créer des bons de commande fournisseurs ou des devis et factures clients dans un format de fichier PDF. Il ets possible de créer plusieurs modeles, par ex. dans des langues différentes.

Note : Les <<[champs de variables]>> disponibles ne sont pas toujours les mêmes selon que vous modifiez un modèle de devis, facture ou bon de commande, sur le même principe que lorsque vous modifiez tel ou tel modèle de courriel dans FlowFit.
Une liste de tous les <<[champs de variables]>> pouvant aider a insérer de l’information des projets, tâches, clients ou ressources FlowFit est disponible sur la dernière page de chaque Modèle de base.

Comment créer un nouveau modèle de document personnalisé pour un bon de commande, une facture ou un devis ?

Allez sous ⚙ > Administration > Modèles de documents
Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d'outils
Saisissez une description EN. Cliquez sur le signe ''plus'' bleu pour ajouter une traduction FR pour la description.
Sélectionnez la langue du modèle.
Sélectionnez la catégorie du modèle.
Cliquez sur le bouton Modèle de base pour télécharger et modifier le modèle. Veillez à conserver une copie de sauvegarde si vous effectuez des changements et ne modifiez pas les <<[champs de variables]>>.
Cliquez sur Aperçu pour avoir une idée de l'aspect du modèle avec des données d'exemple.
Faites des modifications dans le modèle si nécessaire.
Conseil de pro : nous recommandons de personnaliser d'abord les champs variables ou l'ordre des champs, et de tester le modèle en créant une nouvelle facture client. Une fois que l'affichage des informations souhaité est atteint pour votre modèle personnalisé, vous pouvez procéder au logo, aux couleurs, à la terminologie, aux polices de caractères, au design ou à toute autre modification esthétique autour des champs variables.
Cliquez sur Sélectionner un fichier et téléversez le modèle téléchargé, qu'il soit modifié ou non.
Cliquez sur Sauvegarder et attendez bien quelques secondes (que le fichier soit bien téléversé) en restant sur la même page jusqu’à ce qu’un message de confirmation apparaisse en vert.
Cliquez sur Aperçu pour avoir une idée de l'aspect du modèle.
Si l’aperçu ne peut être généré, vous avez dû corrompre l’une des variables. Vous devrez régler le problème avant d’importer de nouveau votre modèle.
Assurez-vous de tester immédiatement tout nouveau modèle en créant de nouveaux devis, factures ou bons de commande (selon le cas), afin de pouvoir l’ajuster si nécessaire.

Comment modifier un modèle de document (Bon de commande, Factures, et Devis)

Allez sous ⚙ > Administration > Modèles de documents
Sélectionnez le Modèle par défaut a modifier, le cas échéant :
Cliquez sur le bouton Modifier dans la barre d'outils.
Cliquez sur le nom du modèle (en bleu) pour télécharger et modifier le modèle. Veillez à conserver une copie de sauvegarde si vous effectuez des changements et ne modifiez pas les <<[champs de variables]>>.
Faites des modifications dans le modèle si nécessaire.
Conseil de pro : nous recommandons de personnaliser d'abord les champs variables ou l'ordre des champs, et de tester le modèle en créant une nouvelle facture client. Une fois que l'affichage des informations souhaité est atteint pour votre modèle personnalisé, vous pouvez procéder au logo, aux couleurs, à la terminologie, aux polices de caractères, au design ou à toute autre modification esthétique autour des champs variables.

--- EN ---

⚙ > Administration > Document templates > Client invoice template

Document templates allow users to personalize Word templates which will be used by PMs to create provider purchase orders or client quotes in a PDF file format.

How to create a new custom Client Invoice Template

Click on the Add button from the toolbar
Enter an EN description.
Click on the blue ‘’plus’’ sign to add a FR translation for the description.
Select the template language.
Select the template type.
Select the required information grouping.
Click on the Generic template button to download and modify the template.
Make sure to keep a backup if you do changes and do not alter <<[variable fields]>>.
Click on Select file and upload the downloaded template whether modified or not.
Click on Preview to have an idea of how the template will look like with sample data in it.

P

Cliquez sur Sélectionner un fichier et téléversez le modèle modifié.
Cliquez sur Sauvegarder et attendez bien quelques secondes (que le fichier soit bien téléversé) en restant sur la même page jusqu’à ce qu’un message de confirmation apparaisse en vert.
Cliquez sur Aperçu pour avoir une idée de l'aspect du modèle.
Si l’aperçu ne peut être généré, vous avez dû corrompre l’une des variables.
Vous devrez régler le problème avant d’importer de nouveau votre modèle.
Assurez-vous de tester immédiatement tout nouveau modèle en créant de nouveaux devis, factures ou bons de commande (selon le cas), afin de pouvoir l’ajuster si nécessaire.

--- EN ---

⚙ > Administration > Document templates

Document templates allow users to personalize Word templates which will be used by PMs to create provider purchase orders or client invoices and quotes in a PDF file format. It is possible to create several templates, for ex. in different languages.

Note: All available <<[variable fields]>> will not be the same if you are modifying a PO, a quote, or an invoice template, just like when you are modifying this specific email template or that other one in FlowFit.
A list of all available <<[variable fields]>> which can help retrieve information from FlowFit projects, tasks, clients and resources, is available in the last page of each Generic template.

How to create a new custom Purchase Order, Invoice or Quote Document Template

Go to ⚙ > Administration > Document templates
Click on the Add button from the toolbar
Enter an EN description.
Click on the blue ‘’plus’’ sign to add a FR translation for the description.
Select the template language.
Select the template type.
Click on the Generic template button to download and modify the template. Make sure to keep a backup if you do changes and do not alter <<[variable fields]>>.
Click on Preview to have an idea of what the template will look like with sample data in it.
Make modifications in the template if needed.
Pro tip:
We recommend to first customize the variable fields or the field order, and test the template by creating a new client invoice. Once the desired information display is achieved for your custom template, you may proceed with the logo, colours, terminology, fonts, design or any further esthetic modifications around the variable fields.
Click on Select file and upload the downloaded template whether modified or not.
Click on Save and make sure to wait a few seconds (for the file to be fully uploaded) on the same page until you see a green confirmation message that the new template has successfully been imported.
Click on Preview to have an idea of what the template will look like.
If the preview cannot be generated, it means that you may have corrupted one of the <<[variable fields]>> and you need to fix it before uploading your template again.
Make sure to test your new template right away by creating a new quote, PO or invoice (depending on which template you have updated), so you can adjust it if needs be.

How to edit a Document Template (P.O., Invoices and Quotes)

Go to ⚙ > Administration > Document templates
Select the Default template you need to modify, if applicable:
Click on the Edit button from the toolbar.
Click on the template file name (in blue) to download and modify the template. Make sure to keep a backup if you do changes, and do not alter <<[variable fields]>>.
Make modifications in the template if needed.
Pro tip:
We recommend to first customize the variable fields or the field order, and test the template by creating a new client invoice. Once the desired information display is achieved for your custom template, you may proceed with the logo, colours, terminology, fonts, design or any further esthetic modifications around the variable fields.
Click on Select file and upload the modified template.
Click on Save and make sure to wait a few seconds (for the file to be fully uploaded) on the same page until you see a green confirmation message that the new template has successfully been imported.
Click on Preview to have an idea of what the template will look like.
If the preview cannot be generated, it means that you may have corrupted one of the <<[variable fields]>> and you need to fix it before uploading your template again.
Make sure to test your new template right away by creating a new quote, PO or invoice (depending on which template you have updated), so you can adjust it if needs be.

⚙ > Administration > Document templates - FlowFit User Documentation - Confluence (atlassian.net)