Limitations des projets GroupShare

Une fois qu'un projet GroupShare est créé, vous ne pouvez pas modifier ses paires de langues, son modèle de projet, ses mémoires de traduction ni remplacer des documents à partir de FlowFit. Le remplacement des documents source GroupShare n'est possible que dans l'application de bureau Trados Studio, avec des droits de gestion de projet.

Comment remplacer un fichier source dans FlowFit et le synchroniser avec GroupShare (sans utiliser Studio)

Si un fichier source dans FlowFit est remplacé par un fichier complètement différent qui n'est pas une nouvelle version et qui n'a pas le même nom de fichier, ce changement ne peut pas être reflété dans le projet GroupShare attaché. Pour résoudre ce problème, vous devez :

1. Détacher ou supprimer le projet GroupShare actuel.

2. Créer un nouveau projet GroupShare avec les documents concernés.

3. Sélectionnez ou désélectionnez les fichiers dans la fenêtre contextuelle Créer un projet selon vos besoins.

La solution la plus rapide et la plus simple consiste à ajouter le fichier de remplacement en tant que nouveau fichier source au lieu de remplacer le fichier existant.

Comment synchroniser un nouveau fichier ou une nouvelle version avec GroupShare (sans utiliser Studio)

Les nouveaux fichiers sources ajoutés dans un projet FlowFit ou les nouvelles versions des fichiers sources déjà inclus dans un projet FlowFit seront automatiquement synchronisés avec le projet GroupShare.

Comment attacher un fichier mis à jour de GroupShare à FlowFit (sans utiliser Studio)

Si un document contenu dans le projet GroupShare est différent de celui présent dans FlowFit (par exemple, si la ''version 2'' d'un fichier a été ajoutée au projet GroupShare, mais qu'il s'agit toujours de la ''version 1'' obsolète conservée dans FlowFit), le fichier GroupShare mis à jour doit soit :

• être ajouté au projet FlowFit (voir le chapitre précédent ''Fichier supplémentaire dans GroupShare'')

• être remplacé dans l'onglet Documents du projet FlowFit, comme décrit ci-dessous.

1. Ouvrez l'onglet Informations de votre projet FlowFit et localisez la section GroupShare.

2. Cliquez sur le bouton vert Attachement GroupShare

Open

3. Étape 1/4 : Vérifier si tous les fichiers contenus dans GroupShare correspondent à ceux de FlowFit

   Utilisez la fenêtre contextuelle Attacher le projet GroupShare pour avoir une visibilité complète de tous les fichiers contenus dans le projet GroupShare.
   La fonctionnalité « Attachement GroupShare » peut être utilisée autant de fois que nécessaire pour attacher ou ré-attacher des documents GroupShare et les synchroniser avec FlowFit.
   Si vous voyez plus de fichiers .sdlxliff qu'il n'y a de documents sources dans votre projet FlowFit, ou s'il y a un décalage entre les noms des fichiers .sdlxliff et les noms des documents sources FlowFit, prenez note des noms exacts des documents .sdlxliff et ajustez-les en conséquence dans FlowFit.
   
   

4. Étape 2/4 : Renommer ou remplacer le fichier source mis à jour dans FlowFit.
   Dans l'onglet Documents du projet FlowFit, renommez ou remplacez le document source (i.e. ''FileVersion1.docx'') qui doit correspondre au document GroupShare mis à jour (''FileVersion2.docx'').

   Open

   

    

5. Étape 3/4 : Créer/réviser le flux de travail Trados pour le fichier source FlowFit mis à jour
   Dans l'onglet Tâches de votre projet FlowFit, assurez-vous que le flux de travail Trados est lié au document source que vous avez renommé ou remplacé. Le nom du document que vous voyez sous le nom du flux de travail doit refléter vos modifications et correspondre au nom du document GroupShare correspondant.
   Vous pouvez réutiliser un workflow Trados existant et remplacer le document auquel il est attaché, en choisissant les options Remplacer le document, Détacher le document, Lier une version.

    

6. Étape 4/4 : Synchroniser les documents FlowFit et GroupShare
   Dans l'onglet FlowFit Project Information, cliquez sur le bouton ''GroupShare Attachment''.

    

7. Utilisez la deuxième section de correspondance des documents cibles GroupShare pour vous assurer que tous les fichiers cibles du projet GroupShare (fichiers .sdlxliff) sont correctement mis en correspondance avec les documents FlowFit correspondants.

8. Une fois que tous les documents ont une coche verte dans la colonne Correspondance de la deuxième section, cliquez sur le bouton Joindre pour compléter l'attachement du projet GroupShare et des fichiers .sdlxliff.

9. Une fois que tous les fichiers GroupShare ont été joints, un message de confirmation vert s'affiche dans le coin supérieur droit de l'écran.

Comment attacher un fichier supplémentaire dans GroupShare à FlowFit (sans utiliser Studio)

Si le projet GroupShare contient plus de documents que le projet FlowFit (par exemple, si un fichier d'extraction supplémentaire a été ajouté au projet GroupShare), le fichier GroupShare supplémentaire doit être « attaché » au projet FlowFit pour assurer la synchronisation FlowFit/GroupShare.

1. Ouvrez l'onglet FlowFit Project Information et localisez la section GroupShare.

2. Cliquez sur le bouton vert GroupShare Attachment (Attachement GroupShare)

Étape 1/3 : Créer le fichier source manquant dans FlowFit

1. Allez à la section de création du document source dans FlowFit. Cette section ne sera visible que si le projet GroupShare contient plus de documents que le projet FlowFit.
   Si cette section n'apparaît pas, soit aucun document GroupShare supplémentaire n'est disponible, soit ils ont déjà tous été correctement attachés au projet FlowFit et il n'y a pas d'étapes supplémentaires à suivre.

2. Pour chaque document GroupShare (fichier .sdlxliff) à synchroniser avec FlowFit, cochez la case ''Create in FlowFit'' correspondante pour générer un nouveau document source dans FlowFit, puis cliquez sur le bouton ''Attacher''.

Etape 2/3 : Créer un flux de travail Trados pour le nouveau fichier source

Dans l'onglet Documents de votre projet FlowFit, sélectionnez les nouveaux documents sources et créez manuellement un flux de travail Trados pour chacun d'entre eux (comme décrit dans le chapitre ''Créer/Reviser le flux de travail et les tâches Trados'').

Etape 2/3 : Créer un flux de travail Trados pour le nouveau fichier source

Dans l'onglet Documents de votre projet FlowFit, sélectionnez les nouveaux documents sources et créez manuellement un flux de travail Trados pour chacun d'entre eux (comme décrit dans le chapitre ''Créer/Reviser le flux de travail et les tâches Trados'').

 Étape 3/3 : Synchroniser les documents FlowFit et GroupShare

1. Dans l'onglet FlowFit Project Information, cliquez sur le bouton ''GroupShare Attachment''.
   La fonctionnalité « GroupShare Attachment » peut être utilisée autant de fois que nécessaire pour attacher ou ré-attacher des documents GroupShare et les synchroniser avec FlowFit.

    

2. Utilisez la section GroupShare target document matching pour vous assurer que tous les fichiers cibles du projet GroupShare (fichiers .sdlxliff) sont correctement mis en correspondance avec les documents FlowFit correspondants.

3. Une fois que tous les documents ont une coche verte dans la colonne Correspondance de la deuxième section, cliquez sur le bouton Joindre pour compléter l'attachement du projet GroupShare et des fichiers .sdlxliff.

4. Une fois que tous les fichiers GroupShare ont été joints, un message de confirmation vert s'affiche dans le coin supérieur droit de l'écran. L'analyse du document GroupShare joint sera également disponible dans l'onglet Documents du projet FlowFit.

GroupShare Project Limitations

Once a GroupShare project is created, you cannot modify its language pair, project template, translation memories, or replace documents from FlowFit. Replacing GroupShare source documents is only possible in the Trados Studio desktop application with project management rights.

How to replace a Source File in FlowFit and Sync. it with GroupShare (Without Using Studio)

If a source file in FlowFit is replaced with a completely different file that is not a new version and does not have the same file name, this change cannot be reflected in the attached GroupShare project. To address this, you must:

1. Detach or delete the current GroupShare project.

2. Create a new GroupShare project with the relevant documents.

3. Select or deselect files in the Create Project pop-up window as needed.

The quickest and easiest alternative is to add the replacement file as a new source file instead of replacing the existing one.

How to sync. a New or Updated File with GroupShare (Without Using Studio)

New source files added in a FlowFit project, or new versions of source files already included within a FlowFit project will automatically synchronize with the GroupShare project.

How to attach an Updated File from GroupShare to FlowFit (Without Using Studio)

If a document contained in the GroupShare project is different than the one in FlowFit (for example, if the ‘’version 2’’ of a file has been added to the GroupShare project, but it is still the obsolete ‘’version 1’’ kept in FlowFit), the updated GroupShare file must either:

• be added to the FlowFit project (see the ‘’Additional file in GroupShare’’ previous chapter)

• be replaced in the Documents tab of the FlowFit project, as described below.

1. Open your FlowFit Project Information tab and locate the GroupShare section

2. Click on the green GroupShare Attachment button

    

3. Step 1/4: Check if all files contained in GroupShare pair up with those in FlowFit

   Use the Attach GroupShare project popup window to have a full visibility of all files contained in the GroupShare project.
   The “GroupShare Attachment” functionality can be used as many times as necessary to attach or reattach GroupShare documents and synchronize them with FlowFit.
   If you see more .sdlxliff files than there are source documents in your FlowFit project, or if there is a mismatch between .sdlxliff file names and the FlowFit source documents names, take note of the exact .sdlxliff document names and adjust accordingly in FlowFit.

4. Step 2/4: Rename or replace the updated source file in FlowFit

   In your FlowFit Project Documents tab, rename or replace the source document (i.e. ‘’FileVersion1.docx’’) which needs to match the updated GroupShare document (‘’FileVersion2.docx’’).

    

5. Step 3/4: Create/Review the Trados workflow for the updated FlowFit source file
   In your FlowFit Project Tasks tab, ensure that the Trados workflow is linked to the source document you have renamed or replaced. The document name you see under the workflow name must reflect your changes and match the corresponding GroupShare document name.
   Use the workflow burger menu to adjust if needs be: you can reuse an existing Trados workflow and replace the document it is attached to, by choosing the Replace document, Detach document, Link a version options.

    

6. Step 4/4: Synchronize FlowFit and GroupShare documents
   In the FlowFit Project Information tab, click on the ‘’GroupShare Attachment’’ button.

    

7. Use the 2^nd GroupShare target document matching section to make sure that all GroupShare project target files (.sdlxliff files) are correctly mapped with their corresponding FlowFit documents.

8. Once all documents have a green checkmark in the Match column of the second section, click on the Attach button to complete the GroupShare project and .sdlxliff files attachment.

9. Once all GroupShare files attachment is successful, a green confirmation message will appear on the top-right corner of the screen.

How to attach an Additional File in GroupShare to FlowFit (Without Using Studio)

If more documents are contained in the GroupShare project than in the FlowFit project (for example, if an additional extraction file has been added to the GroupShare project), the additional GroupShare file must be ‘’attached’’ to the FlowFit project to ensure the FlowFit/GroupShare synchronization.

1. Open your FlowFit Project Information tab and locate the GroupShare section

2. Click on the green GroupShare Attachment button

Step 1/3: Create the missing source file in FlowFit

1. Go to the FlowFit source document creation section. This section will only be visible if more documents are contained in the GroupShare project than in the FlowFit project.
   If this section does not appear, either no additional GroupShare documents are available, or they have already all been correctly attached to the FlowFit project and there are no extra steps to take.

2. For each GroupShare document (.sdlxliff file) to synchronize with FlowFit, tick the corresponding ’’Create in FlowFit’’ checkbox to generate a new source document in FlowFit, then click on the ‘’Attach’’ button.

Step 2/3: Create a Trados workflow for the new source file

In your FlowFit Project Documents tab, select the new source documents and manually create a Trados workflow for each of them (as described in the ‘’Create/Review the Trados workflow and tasks’’ chapter).

Step 3/3: Synchronize FlowFit and GroupShare documents

1. In the FlowFit Project Information tab, click on the ‘’GroupShare Attachment’’ button.
   The “GroupShare Attachment” functionality can be used as many times as necessary to attach or reattach GroupShare documents and synchronize them with FlowFit.

    

2. Use the GroupShare target document matching section to make sure that all GroupShare project target files (.sdlxliff files) are correctly mapped with their corresponding FlowFit documents.

3. Once all documents have a green checkmark in the Match column of the second section, click on the Attach button to complete the GroupShare project and .sdlxliff files attachment.

4. Once all GroupShare files attachment is successful, a green confirmation message will appear on the top-right corner of the screen. The analysis of the attached GroupShare document will also become available in the FlowFit Project Documents tab.